Przed czasami popularności internetu istniały specjalne firmy do weryfikacji kontrahentów, których przedstawiciele jeździli do urzędów i sprawdzali przedsiębiorców. Dziś działają wywiadownie gospodarcze, z których usług można skorzystać. Innym sposobem na weryfikację było zasięgnięcie opinii u znajomych, sąsiadów lub znajomych znajomych. Skupienie na lokalnym rynku znacznie ułatwiało przeprowadzenie weryfikacji. Częściej zdarzało się jednak, że kontrahent po wykonanej usłudze czy odebraniu towaru po prostu znikał jak kropla w wodę. A przedsiębiorcy zostawali bez pieniędzy, bez możliwości ich odzyskania i w dodatku bez towaru lub ze zmarnowanym czasem i środkami.
Pomimo tego, że lata minęły od tamtego czasu i dzisiaj wiele rzeczy można dowiedzieć się bez wychodzenia z domu, weryfikacja kontrahentów to często zaniedbywany temat.
Według nas to obowiązkowy element dla każdego przedsiębiorcy, który chce uniknąć ewentualnych problemów.
Kto powinien zainteresować się weryfikacją kontrahentów?
Weryfikacja kontrahentów brzmi dość skomplikowanie i możesz zastanawiać się po co to w ogóle robić. Nie łatwiej w końcu po prostu sprzedać towar lub wykonać usługę i odebrać zapłatę? To zależy od długości i wielkości transakcji.
Inaczej będzie wyglądać weryfikacja kontrahenta, który kupuje u Ciebie gotowe rękodzieło za 30 zł, a inaczej będzie wyglądało w przypadku, gdy wykonujesz abonamentowe usługi B2B (dla firm) lub szykuje się dwuletni kontrakt na kilka milionów. Jest różnica też czy przyjmujesz zapłatę z góry, czy może dajesz 30-dniowe terminy płatności.
W przypadku usług abonamentowych, długoterminowych kontraktów, długich w realizacji usług, zleceniu produkcji lub transakcji o bardzo dużej wartości, weryfikacja powinna być stałym elementem przygotowania do transakcji.
Jakich problemów można uniknąć dzięki weryfikacji kontrahentów?
Przede wszystkim weryfikacja kontrahentów służy do oceny ryzyka i opłacalności transakcji. Może to wpłynąć na ograniczenie szansy na powstanie problemów finansowych czy zatorów płatniczych. Współpraca z nierzetelnymi kontrahentami może wpłynąć też na reputację Twojej firmy i/lub powstanie opóźnień w realizacji kontraktów. A w efekcie niekiedy może prowadzić do długotrwałych i stresujących spraw sądowych.
Przytoczmy parę sytuacji, których dało się uniknąć przeprowadzając odpowiednią weryfikację:
Kliknij aby rozwinąć przykłady
- Szukasz osoby, która przygotuje dla Twojej firmy identyfikację wizualną, strategię marketingową i przygotuje działania marketingowe na kilka miesięcy do przodu. Zgłasza się sporo osób, ale jedna szczególnie wpadła Ci w oko. Jest w niej napisane m.in. „Nasz zespół specjalistów zajmie się Twoim marketingiem i oprawą graficzną w taki sposób, aby Twój kalendarz płatnych konsultacji w mig zapełnił się po brzegi”. Na ofercie jest również odnośnik do bardzo profesjonalnej strony internetowej, której domena jest jednocześnie nazwą marki tej agencji. Wygląda to bardzo dobrze, w bardzo przystępnej cenie, więc decydujesz się na tą konkretną ofertę. Następnie współpraca przebiega bez zarzutu, aż dochodzicie do momentu rozliczeń. Prosisz o przesłanie faktury VAT. Na co obsługująca Cię osoba odpisuje „Ale nie wystawiam faktur VAT, bo nie mam działalności. Przesyłam w załączniku rachunek do umowy zlecenie. Proszę o jej opłacanie”. Może tez się zdarzyć, że otrzymasz fakturę od osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną. W oby tych przypadkach od umów (o ile nie wykonuje ich student lub uczeń do 26 roku życia) powinno się odprowadzić podatek i ZUS. Kwota na ofercie to była kwota netto.
- Zwraca się do Ciebie firma z bardzo dużym zamówieniem na Twój unikatowy produkt. Aby je zrealizować musisz zainwestować zarówno w materiał jak i rozwinięcie produkcji. Jest to ogromna szansa dla produktu, aby wejść na szeroki rynek i po realizacji tego zamówienia z bardzo dużym prawdopodobieństwem będzie zwiększony popyt na produkt. Kontrahent przedstawia wizję na temat zwiększenia popularności produktu dzięki wprowadzeniu go do popularnych marketów. Takie okazje nie zdarzają się codziennie! Z poczuciem spełniania marzenia zgadzasz się i wyznaczasz termin odbioru. Nadszedł ten dzień, przedstawiciel kontrahenta przyjechał po towar, odebrał go wraz z fakturą wystawioną z 30-dniowym terminem płatności. Niestety faktury nigdy nie opłacono, a przy próbie odzyskania należności okazało się, że firma o takich danych nigdy nie istniała.
W naszych krokach pominiemy takie aspekty jak sprawdzenie siedziby kontrahenta na Google Street. Niemniej może być to pomocne w szczególności w przypadku transakcji zagranicznych, z podmiotami o potencjalnie dużej wielkości. Warto pamiętać jedynie o weryfikacji z jaką datą zdjęcia zostały dodane.
4 kroki do efektywnej weryfikacji kontrahentów
Krok 1. Weryfikacja formalna
Weryfikacja formalna to pierwszy etap. Warto go przeprowadzić w każdym wypadku, gdyż status kontrahenta może wpływać na sam przebieg transakcji lub dokumentację. Dzięki temu możesz sprawdzić status prawny firmy, wiarygodność i legalność działania swojego kontrahenta.
1. KRS – Krajowy Rejestr Sądowy
W tym rejestrze możesz zweryfikować m.in. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki jawne, spółki akcyjne, spółki komandytowe, spółki partnerskie, organizacje pozarządowe.
Co możesz sprawdzić?
- Dane rejestrowe – w tym m.in. nazwę, siedzibę, status (czy firma jest aktywna, zawieszona, w likwidacji lub zlikwidowana), jaki ma kapitał zakładowy, kto reprezentuje firmę i iluosobowe jest przedstawicielstwo, jak długo istnieje, kody PKD – czyli czym zajmuje się firma, informacje o złożonych dokumentach sprawozdawczych.
- Dokumenty firmy – możliwość wglądu nie tylko w akta rejestrowe, ale też w sprawozdania finansowe.
- Historię zmian – wystarczy otworzyć pogląd pełny i zobaczysz nie tylko dane aktualne, ale też historyczne, co może pokazywać stabilność przedsiębiorstwa.
- Status OPP (organizacji pożytku publicznego)
Tutaj znajdziesz wyszukiwarkę KRS.
2. CEIDG – Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej
W tym rejestrze sprawdzisz jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki cywilne.
Co możesz sprawdzić?
- Dane rejestrowe: nazwę firmy, gdzie znajduje się siedziba, adres do doręczeń, status działalności (czy firma jest aktywna, zawieszona, wykreślona, oczekująca na rozpoczęcie, w spadku), dane kontaktowe.
- Przedmiot działalności – kody PKD.
- Czy przedsiębiorca jest częścią spółki cywilnej.
- Czy jest ustanowiony zarząd sukcesyjny, proukrent i/lub pełnomocnik ogólny.
- Zakazy i informacje o postępowaniach naprawczych/restrukturyzacyjnych.
- Informację o udzielonych koncesjach, zezwoleniach oraz wpisach w rejestrach działalności regulowanych.
- Historię zmian w zakresie dawnych jawnych.
Tutaj znajdziesz wyszukiwarkę CEIDG.
3. REGON -Rejestr Gospodarki Narodowej
W tym rejestrze możesz sprawdzić podmioty, które posiadają numery REGON. Co istotne znajdziesz tutaj dane spółek cywilnych, których nie ma w CEIDG.
Co możesz sprawdzić?
- Dane: nazwę, adres, formę prawną, daty związane z działalnością.
- Informacje o postępowaniu upadłościowym.
- Kody PKD.
- Dane kontaktowe.
Tutaj znajdziesz wyszukiwarkę REGON.
4. Biała lista VAT
To bardzo ważny rejestr. Szczególnie dla transakcji z podmiotami VAT czynnymi, które opiewają na kwoty wyższe niż 15 000,00 zł, a ich przedmiot znajduje się w załączniku nr 15 do ustawy o VAT.
Co możesz sprawdzić?
- Czy Twoja firma jest obecna w rejestrze podatników VAT. Jeśli jest zwolniona z VAT nie musi jej tam być.
- Status podmiotów – czy są podatnikami VAT czynnymi, zwolniony, czy może w ogóle nie są obecne w rejestrze. A jeśli się to zmieniło to z jaką datą.
- Dane według stanu na dany dzień.
- Rachunek rozliczeniowy lub rachunek SKOK (ważne w perspektywie płatności powyżej 15 000 zł) – w przypadku jednoosobowych działalności gospodarczych numer rachunku pobierany jest na białą listę z CEIDG.
- Daty rejestracji / odmowy rejestracji / wykreślenia / przywrócenia oraz podstawę prawną.
5. VIES – rejestr podatników unijnych
Jeśli prowadzisz transakcje z podatnikami z innych krajów Unii Europejskiej (zarówno jako nabywca i sprzedawca) to ten rejestr powinien być Ci znany.
Co w nim możesz sprawdzić?
- Czy Twoja firma jest zarejestrowana na cele transakcji wewnątrzwspólnotowych.
- Czy Twój kontrahent jest zarejestrowany na cele transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Status kontrahenta ma bardzo duży wpływ na sposób rozliczenia transakcji.
Tutaj znajdziesz wyszukiwarkę VIES.
6. Zagraniczne portale do weryfikacji statusu podatników
W Polsce mamy CEIDG i KRS, w których możemy sprawdzić status naszych kontrahentów. Inne państwa również czasami oferują bezpłatny dostęp do rejestrów za pośrednictwem internetu. Dzięki nim można sprawdzić status zagraniczne kontrahenta.
Tutaj znajdziesz rejestry działalności gospodarczej innych Państw UE. Pomocne może być użycie Google Tłumacza.
Krok 2. Weryfikacja wypłacalności
Zazwyczaj weryfikację wypłacalności, szczególnie bardziej zawansowaną prowadzi się przy dużych i długoterminowych transakcjach lub przetargach. Przy mniejszych transakcjach wymaganie na przykład szczegółowych dokumentów finansowych lub zaświadczeń z urzędów mogłoby wywołać zdziwienie.
1. RDN- Rejestr Dłużników Niewypłacalnych
Aby sprawdzić firmę w tym rejestrze musisz znać jej numer RDN, pod którym została wpisana do rejestru. Dłużnicy wpisywani są do rejestru z urzędu na podstawie orzeczenia sądu. Jeśli nie znasz numeru RDN możesz złożyć do KRS wniosek o informację czy dany podmiot jest wpisany do RDN i jeśli tak to pod jakim numerem. Możesz też skorzystać z Krajowego Rejestru Zadłużonych.
2. BIG – Biura Informacji Gospodarczej
Kondycję finansową kontrahenta możesz sprawdzić przy pomocy biur informacji gospodarczej. W Polsce funkcjonuje kilka prywatnych podmiotów, które pełnią taką funkcję. Wśród nich np. KRD, ERIF, KBIG, BIG InfoMonitor.
3. Wywiadownie gospodarcze
To prywatne firmy, które dla Ciebie mogą sprawdzić wiarygodność polskich i zagranicznych podmiotów. Usługa jest płatna, a jej koszt uzależniony jest m.in. od zakresu informacji. Tego typu firmy można znaleźć używająć wyszukiwarek internetowych np. Google.
4. Zaświadczenia o niezaleganiu w płatności ZUS i podatków
Nawarstwiające się zaległości względem urzędów i ZUS mogą wynikać z niskiej płynności finansowej kontrahenta. Zwiększa to szansę na to, że Twojej firmie również nie będzie płacił lub będzie miał problemy z realizacją kontraktu. O takie zaświadczenie może wystąpić tylko Twój kontrahent. Ty jako strona transakcji również masz możliwość wystąpienia do urzędu skarbowego o informacje na temat wypełniania obowiązków przez kontrahenta. Ważne jest jednak, że możliwe jest to tylko w przypadku, gdy już jesteś stroną transakcji (nie ma takiej możliwości dla przyszłego lub potencjalnego kontrahenta).
Krok 3. Opinie i referencje
Opinie i referencje to bardzo dobre źródło informacji. Mają to do siebie, że mogą być nie do końca rzeczowe, rzetelne lub przedstawiające rzeczywiste odczucia. Jakkolwiek nie zmienia to faktu, że ani z oferty, ani z analizy wcześniej wymienionych danych nie dowiemy się tego, co możemy wyciągnąć z opinii i recenzji. Dlatego też warto wziąć poprawkę na fakt, że brak recenzji i opinii nie musi koniecznie świadczyć o tym, że firma działa źle. Być może firma od niedawna działa w internecie. Zdecydowanie większą uwagę należy przyłożyć do negatywnych opinii. Mogą być one świetnym źródłem informacji, jednakże warto wziąć pod uwagę, że w emocjach łatwo wystawić bardzo niepochlebną opinię. Dlatego też warto skupić się podczas ich czytania na faktach, a nie stricte emocjach klienta.
Znajdziesz je na portalach społecznościowych, przy wizytówkach Google, na forach branżowych, w referencjach od poprzednich partnerów biznesowych.
Na co zwrócić uwagę?
- na to co klienci piszą o firmie i czy są to rzeczowe argumenty,
- jak firma odpowiada na komentarze,
- na co zwraca uwagę były partner biznesowy w referencjach,
- na efekty współpracy z innymi kontrahentami (portfolio)
Dzięki temu można zweryfikować reputację przyszłego kontrahenta i zminimalizować ryzyko podjęcia współpracy z firmą o niskiej reputacji.
Krok 4. Analiza umowy
Choć ostatni to jest to zdecydowanie kluczowy etap. W razie wątpliwości, co do zapisów umowy warto skonsultować ją z prawnikiem, doradcą podatkowym lub innym ekspertem. Umożliwi to uniknięcia wielu problemów, a także konsekwencji finansowych.
Na co zwrócić uwagę?
- na określenie stron umowy – czy drugą stroną umowy jest firma, z którą prowadzisz ustalenia?
- czy osoba, która reprezentuje firmę przy podpisywaniu umowy ma do tego prawo?
- klauzule dotyczące rozwiązania umowy,
- kary umowne,
- określenie obowiązków i odpowiedzialności stron,
- warunki płatności (termin, forma)
- ochrona danych,
- poufność.
Dochowanie należytej staranności
W transakcjach zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów powinna być dochowana należyta staranność. Wiąże się to z szeregiem czynności, które służą do weryfikacji dostawców, firm współpracujących i nabywców. Pod tym linkiem znajdziesz metodykę Ministerstwa Finansów w zakresie oceny dochowania należytej staranności przez nabywcę towarów w transakcjach krajowych.
Podsumowanie
Opisaliśmy sposoby na weryfikację kontrahentów, ich wypłacalności oraz wiarygodności. Nie są to wszystkie możliwe opcje, ale w większości przypadków powinny być wystarczające. Dodatkowo wskazaliśmy linki do konkretnych wyszukiwarek, które pozwolą na znalezienie informacji bezpłatnie i bez wychodzenia z domu. Mamy nadzieję, że dzięki naszemu artykułowi weryfikacja kontrahentów będzie dla Ciebie prostsza niż dotychczas.
