Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) to najczęściej wybierana forma prowadzenia firmy w Polsce. Jej prostota i niskie koszty wejścia przyciągają wielu przedsiębiorców, szczególnie na początku kariery biznesowej. Jednak już na początku działalności, właściciele JDG narażeni są na popełnienie wielu błędów, które mogą kosztować ich nie tylko pieniądze, ale i nerwy. Poniżej opisujemy najczęstsze z nich i podpowiadamy, jak się przed nimi uchronić.
1. Błędny wybór formy opodatkowania albo brak wyboru
Wybór formy opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt) powinien być dopasowany do specyfiki działalności i poziomu kosztów. Częstym błędem jest brak wyboru formy opodatkowania przy składaniu wniosku o rejestrację działalności. W takiej sytuacji domyślną formą opodatkowania jest skala podatkowa, a nie zawsze to będzie najlepszy wybór dla danej działalności.
Wprawdzie zdarza się, że firmy wygrywają w sądzie, że forma opodatkowania została wybrana poprzez opisywanie wpłat jako inny podatek, ale nie jest to pewna i pozbawiona nerwów droga.
Jak tego uniknąć? Przed założeniem działalności warto przeanalizować przewidywane przychody i koszty, aby wybrać najbardziej optymalną formę opodatkowania. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym. Dodatkowo podczas składania wniosku przez biznes.gov.pl należy pamiętać, że forma opodatkowania jest do wyboru w dodatkowej części formularza. Jeśli poprzestaniesz na wypełnieniu głównego formularza to nie pokaże on w ogóle form opodatkowania do wyboru.
Warto również pamiętać przy samodzielnym zakładaniu działalności, aby przekazać księgowemu kopię wniosku i informację o faktycznej formie opodatkowania. W naszej historii zdarzało się, że klient nie pamiętał, którą formę opodatkowania wybrał, a wniosku nie posiadał, ponieważ złożył go papierowo i nie dysponował kopią. Aktualnie mamy narzędzia, by nie był to kłopot, ale to wymaga zaangażowania świeżo upieczonego przedsiębiorcy.
2. Zaniedbania związane z ZUS
ZUS to zobowiązanie do zapłaty w każdym miesiącu i należy od razu założyć, że środki na to zobowiązanie muszą się znaleźć. Zaległości z tytułu składek ZUS bardzo szybko się gromadzą, a im większa kwota tym trudniej będzie je spłacić. Wiele początkujących działalności, które na starcie zaniedbało ten temat miesiącami boryka się z zaległościami, które bardzo szybko rosną do kwot liczonych w tysiącach.
Jak uniknąć? Dopilnuj, aby składki ZUS były płacone w terminie. Jeśli w momencie założenia działalności nie masz jeszcze bazy klientów, warto mieć przed startem działalności odłożoną sumę na np. pół roku składek ZUS. Dzięki temu unikniesz ryzyka, że nie będzie pieniędzy na składki ZUS.
3. Brak dokumentacji kosztów i gubienie faktur dokumentujących wydatki
Wielu przedsiębiorców gromadzi faktury „na później” lub nie ewidencjonuje ich prawidłowo. Później się gubią lub spędzają czas w zapomnianej szufladzie, do której bezpośrednio trafiły i nigdy nie zostały z niej wyciągnięte. To prowadzi do zawyżenia dochodu i większych podatków oraz składek ZUS!
Jak uniknąć? Po pierwsze zaplanuj sobie obieg faktur. Najlepiej papierowe faktury gromadzić w jednym miejscu lub od razu po ich otrzymaniu je skanować. Te które otrzymujesz elektronicznie możesz od razu wgrywać na dysk lub systemu swojego biura księgowego. Nasi Klienci otrzymują dostęp do panelu, który automatycznie przesyła dokumenty do dedykowanej księgowej. Po drugie od razu po otrzymaniu faktury sprawdź czy dane Twojej firmy się zgadzają i czy otrzymany dokument to nie jest paragon z NIP powyżej 450 zł. Paragon z NIP na kwotę powyżej 450 zł nie jest podstawą do księgowania i trzeba wystąpić o wystawienie standardowej faktury.
4. Patrzenie tylko na stan konta
Patrzenie tylko na to, aby stan konta pozwalał na komfortowe życie sprawia, że kontrola nad faktycznymi finansami firmy jest mocno ograniczona. Gdy działalność „raczkuje” jest to mniejszy problem, ale wraz ze wzrostem wpływ wyników finansowych i planowanie budżetu zyskują znacznie na znaczeniu.
Jak uniknąć? Interesuj się zestawieniami, które otrzymujesz od biura rachunkowego. Jeśli masz jakieś wątpliwości lub pytania – śmiało pytaj. Warto rozumieć, co się z czego bierze i jak wpływa to na Twoją działalność. Orientacja w wynikach finansowych oraz co się na nie składa pozwala na dużo dokładniejsze planowanie i wyciąganie wniosków z dotychczasowych działań. W efekcie ma to bezpośredni wpływ na rozwój Twojej firmy.
5. Brak weryfikacji płatności od kontrahentów
Bardzo dużo przedsiębiorców lubi wystawiać faktury sprzedaży. To przyjemne, gdy kwoty faktur są coraz większe, a ich suma przekracza kolejne progi wysokości. I choć życzymy Ci, aby Twoi kontrahenci terminowo regulowali wszystkie faktury, łatwo spotkać takich, którzy nie chcą regulować ich wcale. Dlatego ważne jest, by weryfikować płatności w miarę na bieżąco.
Jak uniknąć? Przynajmniej raz w miesiącu (a najlepiej na bieżąco) weryfikuj status płatności swoich faktur sprzedażowych. W tym celu może być pomocny arkusz kalkulacyjny lub system księgowy, w którym wystawiasz faktury. W panelu klienta, który udostępniamy bezpłatnie naszym klientom również jest taka możliwość.
6. Błędy przy zatrudnianiu pracowników
Bardzo częstym błędem jest brak przeliczenia czy faktycznie stać Cię na pracownika. Często zdarzają się również błędne założenia wyliczeń. Stosunkowo często spotykamy się z sytuacją, gdy początkujący pracodawcy zakładają, że pracownik kosztuje ich tyle, co kwota brutto na umowie. W jeszcze gorzej wersji tyle ile pracownik otrzymuje „na rękę”. Tymczasem lista obowiązków i kosztów generowanych przez zatrudnienie pracownika jest dłuższa.
Jak uniknąć? Przed zatrudnieniem pracownika skonsultuj się z działem kadrowym lub specjalistą. Zachęcamy również do zapoznania się z naszym artykułem na temat „ile tak naprawdę kosztuje zatrudnienie pracownika?”.
7. Przekazanie księgowości dopiero w momencie gdy samemu się nie daje rady
Na początku działalności często szuka się oszczędności, gdzie tylko można i nie decydują się od razu na współpracę z księgowością. Niestety z naszej praktyki wynika, że często w takich działalnościach mamy do czynienia z błędami, które wynikają ze zwykłej niewiedzy lub braku systematyczności. Wśród najczęstszych błędów moglibyśmy wymienić błędy w deklaracjach ZUS, brak zarejestrowania do VAT (pomimo takiego obowiązku) lub nieprawidłowe zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Często zdarzają się również błędy wynikające z błędnego ujęcia momentu obowiązku podatkowego, czyli w którym miesiącu dany wydatek czy przychód wpływa nam na wynik podatkowy.
Jak uniknąć? Zachęcamy do zapoznania się z ofertą księgowości zewnętrznej. Odpowiednio prowadzone rozliczenia to solidny fundament funkcjonowania Twojej firmy i chroni Cię przed szeregiem kosztowych konsekwencji. Zdecydowanie taniej jest przekazać od razu opiekę w ręce specjalistów niż później poprawiać i korygować błędnie złożone (lub niezłożone w ogóle) dokumenty. W razie zainteresowania naszymi usługami zapraszamy do kontaktu.
Podsumowanie
Prowadzenie JDG to wygodna forma działalności, ale wymaga podstawowej wiedzy z zakresu podatków, ZUS i przepisów kadrowych. Najlepszym sposobem na uniknięcie błędów jest bieżąca współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym oraz regularne aktualizowanie wiedzy. Pamiętaj – im wcześniej zareagujesz, tym mniejsze ryzyko kosztownych konsekwencji.
