Ile kosztuje zatrudnienie pracownika?
Wielu początkujących przedsiębiorców, planując zatrudnienie pierwszego pracownika, wychodzi z założenia, że koszt zatrudnienia to po prostu kwota brutto podana w umowie o pracę. Nic bardziej mylnego. W rzeczywistości całkowity koszt pracodawcy jest znacznie wyższy i zależy od wielu czynników – od składek ZUS, przez obowiązki administracyjne, po dodatkowe świadczenia wynikające z przepisów prawa pracy lub przyjętej polityki firmy.
Dlatego, gdy nadejdzie ten dzień, gdy pomyślisz „To ten czas! Trzeba zatrudnić pierwszą osobę” warto wziąć notatnik i zapisać założenia tego przedsięwzięcia. Postaramy się przybliżyć 2 najczęstsze błędy przy zatrudnianiu pierwszych pracowników. Na samym końcu artykułu znajdziesz proponowaną listę rzeczy, które warto wziąć pod uwagę.
Kwota brutto to nie wszystko! Poznaj najczęstszy błąd początkujących pracodawców
W naszej praktyce często spotykamy się z dwoma poglądami. Jeden jest taki, że pracownik kosztuje tyle ile dostaje „na rękę”. Drugi pogląd natomiast uwzględnia koszt w kwocie brutto wynagrodzenia. Niestety to tak nie wygląda.
Na koszt zatrudnienia pracownika (z samego wynagrodzenia) składa się:
- kwota netto, czyli tzw. „na rękę” – to co pracownik dostaje na konto lub gotówką
- składki ZUS pracownika oraz podatek dochodowy od wynagrodzenia (kwota netto +te składki i podatek = kwota brutto wynagrodzenia)
- składki ZUS płacone przez pracodawcę, czyli tzw. „narzuty”. Właśnie one są często pomijane w wyliczeniach, bo nie są uwzględnione w kwocie brutto.
Załóżmy, że pracodawca planuje zatrudnić pracownika na umowę o pracę z wynagrodzeniem brutto 5000 zł. To jednak nie oznacza, że tyle właśnie będzie kosztować go miesięczne zatrudnienie.
Do tej kwoty należy doliczyć składki ZUS finansowane przez pracodawcę, które wynoszą średnio ok. 20-22% podstawy wynagrodzenia. W przypadku 5000 zł brutto będą to dodatkowe koszty rzędu ok. 1000–1100 zł miesięcznie.
Przykład (2025):
- Wynagrodzenie netto: ok. 3738,19 zł
- Wynagrodzenie brutto: 5000 zł
- Składki ZUS po stronie pracodawcy (ok. 20,48%): 1024 zł
- Całkowity koszt pracodawcy: 6024 zł
Gdy planujesz zatrudnienie pracownika przydatnym narzędziem może być kalkulator wynagrodzeń. Ważne, by wybrać taki, który liczy rzetelnie. Z naszej strony możemy polecić ten, który faktycznie daje miarodajne wyniki.
Przykładowe wyliczenia z kalkulatora:
Przy kwocie 8000 zł brutto pomiędzy tym, co pracownik dostaje „na rękę”, a kosztami pracodawcy jest niemal 4 tysiące różnicy. To mogą być 4 tysiące, których niedoświadczony pracodawca w ogóle nie ujął w swoim budżecie.
Faktycznie wypłacane kwoty mogą się różnić w zależności od treści złożonych przez pracownika oświadczeń lub sytuacji.
Ile kosztuje zatrudnienie pracownika? – ukryte koszty i obowiązki
Wynagrodzenie ustalone i wiesz, że takie obciążenie miesięcznie jest akceptowalne? Przejdźmy zatem dalej, bo to nie wszystko.
Przy kalkulacji należy wziąć pod uwagę inne potencjalne koszty, które nie wynikają z wynagrodzenia.
Są to np.:
- badania lekarskie (medycyna pracy),
- szkolenia BHP,
- wyposażenie stanowiska pracy,
- urlopy, zwolnienia chorobowe – czyli wynagrodzenie za okres kiedy pracownik nie pracuje,
- ewentualne premie, benefity, ubezpieczenia grupowe,
- koszy biurowe (media, woda do picia, herbata, internet i inne),
- obsługa kadrowo-płacowa (czas lub usługa zewnętrzna).
Warto pamiętać, że zatrudnienie pracownika to także dodatkowe obowiązki administracyjne: prowadzenie akt osobowych, zgłaszanie i rozliczanie ZUS, ewidencja czasu pracy, naliczanie urlopów i świadczeń. Te zadania wymagają wiedzy oraz narzędzi i zwykle wiążą się z koniecznością wsparcia biura rachunkowego lub działu kadrowego. Możemy Cię w tym wesprzeć, zapraszamy do kontaktu -> wystarczy kliknąć tutaj.
Najczęstszy błąd – „pracownik kosztuje mnie tyle ile wpiszę w umowie”
To myślenie może prowadzić do poważnych problemów finansowych, zwłaszcza w przypadku kilku zatrudnionych osób. Brak świadomości dodatkowych kosztów może zaburzyć budżet firmy, a w skrajnych przypadkach prowadzić do zadłużenia lub zaległości wobec ZUS i urzędu skarbowego.
Dlatego jeszcze przed zatrudnieniem warto przygotować pełny kosztorys – najlepiej we współpracy z księgowym. W biurze rachunkowym możemy pomóc nie tylko wyliczyć dokładny koszt zatrudnienia, ale też wskazać różnice pomiędzy różnymi formami współpracy (umowa o pracę, zlecenie, B2B). Zapraszamy do kontaktu.
Kolejny błąd – brak świadomości konsekwencji wpisania kwoty netto na umowie
Wiadomo, że pracownik podpisując umowę chce wiedzieć ile końcowo otrzyma na konto. Jednak wpisanie kwoty netto na umowie niesie za sobą określone konsekwencje. W takiej sytuacji od pracownika będzie zależało jakie koszty poniesie pracodawca!
Jeśli pracownik przyniesie oświadczenia o chęci korzystania z ulg lub preferencji podatkowych, a na umowie ma kwotę brutto – zmieni się mu kwota do wypłaty. Koszty pracodawcy pozostaną bez zmian.
Jeśli natomiast na umowie jest kwota netto, to od pracownika zależy jakie koszty poniesiesz jako pracodawca.
Sam fakt złożenia oświadczenia o kwocie wolnej od podatku daje różnicę 300 zł miesięcznie na wynagrodzeniu lub kosztach pracodawcy.
Podsumowanie – ile kosztuje zatrudnienie pracownika i na co zwrócić uwagę?
Na koszty zatrudnienia pracownika składa się jego wynagrodzenie brutto oraz składki ZUS płacone przez pracodawcę, a także koszty administracyjne, biurowe, szkoleniowe i inne.
Gdy chcesz zatrudnić pierwszą osobę należy zastanowić się m.in.:
- co dokładnie nowa osoba ma robić (stanowisko) i ile czasu może to zająć (wymiar czasu pracy),
- jaki rodzaj umowy wybrać,
- jakimi kosztami będzie obciążona działalność (jest to koszt regularny, więc może znacząco wpłynąć na kondycję finansową firmy),
- czy będziesz zawierać umowy na kwoty netto czy brutto (dla pracodawców zdecydowanie bezpieczniej jest zawierać umowy na kwoty brutto).
