Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych uprawnień każdego pracownika zatrudnionego na umowę o pracę. Mimo pozornej prostoty, prawidłowe ustalenie wymiaru urlopu wymaga uwzględnienia wielu czynników, takich jak staż pracy, wykształcenie, rodzaj umowy czy wymiar etatu. W artykule wyjaśniamy, jak krok po kroku ustalić liczbę dni urlopu przysługujących pracownikowi.
Urlop wypoczynkowy pracownika – podstawowy wymiar
Zgodnie z Kodeksem pracy:
- pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu, jeśli jego staż pracy wynosi mniej niż 10 lat;
- pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu, jeśli jego staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.
Kto może liczyć na większą liczbę dni urlopu?
Dotyczy to np.:
- osób zaliczanych do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności – mogą oni liczyć na 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego,
- niektórych zawodów takich jak: nauczyciele, nauczyciele akademiccy, naukowcy PAN, policjanci, strażacy PSP, żołnierze, część pracowników PIP i NIK.
Co wlicza się do stażu pracy?
Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wliczają się:
- wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, niezależnie od przerw w pracy;
- okres nauki, który skraca wymagany staż:
- zasadnicza szkoła zawodowa – nie więcej niż 3 lata,
- średnia szkoła zawodowa – nie więcej niż 5 lat,
- liceum ogólnokształcące – 4 lata,
- szkoła policealna – 6 lat,
- studia wyższe – 8 lat.
Planowana jest nowelizacja prawa dotyczącego ustalania stażu pracy, ale na ten moment kształt nowej ustawy nie jest pewny.
Uwaga: okresy nauki nie sumują się z okresami zatrudnienia – jeśli pracownik ukończył studia, to 8 lat dolicza się zamiast wcześniejszych szkół. Jeśli pracownik w trakcie nauki pracował to wybiera się do wyliczeń ten staż, który jest dla pracownika bardziej korzystny.
Urlop w pierwszym roku pracy
Pracownik, który podejmuje pracę po raz pierwszy, nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy – 1/12 z przysługującego mu rocznego wymiaru. Oznacza to, że np. po 3 miesiącach pracy pracownik nabywa prawo do 5 dni urlopu (przy wymiarze 20 dni rocznie).
Ile należy się urlopu przy zatrudnieniu na część etatu?
Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop przysługuje proporcjonalnie do etatu. Przykład:
- pracownik z 10-letnim stażem zatrudniony na 1/2 etatu: 26 dni × 1/2 = 13 dni urlopu (104 godziny).
Dni urlopu zaokrągla się zawsze w górę do pełnego dnia.
Zasady zaokrąglania i przeliczania
- jeden dzień urlopu to 8 godzin pracy (jeśli pracownik ma inny system czasu pracy, stosuje się przelicznik godzinowy);
- przy przeliczeniu urlopu na godziny – np. 26 dni × 8 godzin = 208 godzin;
- w przypadku zmiany wymiaru etatu w trakcie roku – urlop przelicza się proporcjonalnie dla każdego okresu osobno.
Urlop proporcjonalny przy zmianie pracy
Jeśli pracownik zmienia pracodawcę w trakcie roku kalendarzowego, u każdego z pracodawców przysługuje mu urlop proporcjonalny do przepracowanego okresu. Informacja o wykorzystanym urlopie w danym roku znajduje się na świadectwie pracy (wraz z dniami, za które pracownik otrzymał ekwiwalent).
Pracownicy zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych – zlecenie i o dzieło.
Umowy o dzieło i zlecenia nie dają prawa do urlopu wypoczynkowego.
Urlop wypoczynkowy pracownika – obowiązki pracodawcy
- Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji urlopów.
- Nieudzielenie przysługującego urlopu może skutkować karą grzywny. Pracodawca ma obowiązek udzielenia zaległego urlopu tj. urlopu z poprzedniego roku najpóźniej do 30 września kolejnego roku.
- Nie można zapłacić pracownikowi za niewykorzystany urlop, musi być on udzielony. Wyjątkiem jest sytuacja, w której ustaje stosunek pracy, a pracownik nie zdążył wykorzystać całego przysługującego urlopu.
Podsumowanie
Ustalenie prawidłowego wymiaru urlopu wypoczynkowego to obowiązek pracodawcy i prawo pracownika. Wymaga ono dokładnego uwzględnienia wszystkich dotychczasowych okresów zatrudnienia i edukacji, a także aktualnych warunków pracy. Dlatego tak ważne jest, aby pracownik dostarczył dokumentację z poprzednich okresów np. dyplomy ukończenia szkół / studiów i świadectwa pracy. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do roszczeń pracowniczych, ale również błędów w dokumentacji.
