Składki ZUS to jedno z podstawowych obciążeń przedsiębiorców. Co roku zmienia się ich wysokość, gdyż są one uzależnione od szeregu wskaźników, w tym od minimalnego oraz przeciętnego wynagrodzenia. W 2026 roku mamy do czynienia z kolejnymi podwyżkami. Z naszego wpisu dowiesz się, od czego zależą stawki, z jakich ulg możesz skorzystać, a także ile dokładnie wyniosą przelewy do ZUS.

Składki społeczne ZUS przedsiębiorców

Wyróżniamy tutaj ubezpieczenia: emerytalne, rentowe, wypadkowe (uzależnioną dodatkowo od poziomu zatrudnienia) i chorobowe. Często obok od razu wspomina się o Funduszu Pracy. W przypadku tych składek kluczowe znaczenie ma to, czy możesz skorzystać z rozmaitych ulg.

Ulga na start

Ulga na start to okres, w których nie opłaca się składek społecznych ZUS. W 2026 roku się to nie zmieni. Jeśli spełniasz warunki do skorzystania z tej ulgi, przez pół roku (licząc pełne miesiące działalności) możesz opłacać samą składkę zdrowotną. Wśród warunków znajduje się m.in. rozpoczęcie działalności (o ile nie prowadziło się jej przez ostatnie 60 miesięcy), niewykonywanie tego samego rodzaju pracy na rzecz byłego pracodawcy.

Najlepiej działalność rozpocząć po 1 dniu miesiąca. Oczywiście o ile jest taka możliwość. Dzieje się tak ze względu na to, że ulgę liczymy pełnymi miesiącami. Jeśli rozpoczniesz działalność 1 dnia miesiąca – wliczamy cały miesiąc do ulgi i możesz skorzystać z pół roku bez składek społecznych. Jeśli natomiast rozpoczniesz działalność np. drugiego dnia miesiąca – otrzymujesz 1 miesiąc ulgi gratis i trwa prawie 7 miesięcy, bo nie wliczamy pierwszego z miesięcy do limitu.

Składki preferencyjne 2026 – czyli dwa lata niższych społecznych dla przedsiębiorców, którzy rozpoczęli działalność

Składki preferencyjne to okres maksymalnie 2 lat, podczas których początkujący przedsiębiorcy mogą opłacać składki społeczne w niższej wysokości. Ulga ta może być kontynuacją po uldze na start i nie jest zależna od uzyskiwanych przychodów lub dochodów.

Wysokość składek w przypadku składek preferencyjnych jest uzależniona bezpośrednio od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 roku jest 1 podwyżka minimalnej krajowej, więc wysokość składek społecznych preferencyjnych będzie stała przez cały rok.

*Składka wypadkowa może być ustalona indywidualnie w określonych przypadkach. Wysokość wskazana we wpisie jest standardowa.

Mały ZUS plus 2026 – czyli ile wyniosą składki ZUS uzależnione od dochodu?

Mały ZUS plus to ulga, z której mogą skorzystać przedsiębiorcy, którzy uzyskują niskie przychody (do 120 000,00 zł rocznie) i nie wykorzystali maksymalnego okresu trwania ulgi. Limit trwania ulgi to 36 miesięcy w ciągu kolejnych 60 miesięcy prowadzenia działalności. Na początku roku 2026 wyzerowano limity i liczymy je od nowa, nawet jeśli wykorzystano do końca 2025 pełne 36 miesięcy.

W uldze tej podstawa wymiaru składek jest uzależniona od uzyskanego w poprzednim roku dochodu, ale nie może być ona niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia za pracę w danym roku. Czyli minimalne składki społeczne dla małego ZUS plus wynoszą tyle co dla składek preferencyjnych. Maksymalne natomiast tyle, co dla pełnych składek ZUS, które omawiamy w dalszej części.

Pełne składki ZUS przedsiębiorców w 2026

Pełne składki ZUS dotyczą przedsiębiorców, którzy nie kwalifikują się do ulg w opłacaniu składek społecznych i nie mają innego tytułu do ubezpieczenia niż działalność.

Ile wynosi składka zdrowotna przedsiębiorców w 2026 roku?

W 2026 roku nastąpiła istotna zmiana w minimalnej składce zdrowotnej. W przeciwieństwie do roku poprzedniego, gdzie podstawa była obniżona do 75% pensji minimalnej, w 2026 roku minimalna podstawa składki zdrowotnej to 100% minimalnego wynagrodzenia (4806 zł).

Oznacza to wzrost minimalnej składki zdrowotnej do kwoty 432,54 zł.

Opodatkowanie działalności według skali podatkowej – ile wyniesie składka zdrowotna?

Podatek liniowy a składka zdrowotna

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych 

W przypadku ryczałtu wysokość składki zdrowotnej jest uzależniona od wysokości przeciętnego wynagrodzenia z IV. kwartału poprzedniego roku w sektorze przedsiębiorstw.

Istotny jest również osiągnięty przychód w roku poprzednim lub bieżącym, ponieważ od niego będzie zależało, w którym progu znajdzie się dany przedsiębiorca. Jeśli przekroczy próg, według którego opłaca składkę zdrowotną przy rozliczeniu rocznym składki zdrowotnej będzie czekać go dopłata.

Składka zdrowotna przy opodatkowaniu działalności kartą podatkową

Karta podatkowa mogła zostać wybrana do końca 2022 roku jako forma opodatkowania. Choć ulega wygaszaniu – część przedsiębiorców w dalszym ciągu z niej korzysta. W przypadku karty podatkowej składka zdrowotna jest ryczałtowo ustalana na cały rok. Wynosi ona tyle samo co minimalna składka zdrowotna dla skali podatkowej i podatku liniowego.

Bez formy opodatkowania – czyli np. wspólnicy jednoosobowych spółek z o.o.

Składka zdrowotna „bez formy opodatkowania” dotyczy np. wspólników jednoosobowych spółek z o.o. Jest ustalana w ryczałtowej wysokości i nie jest zależna od przychodu lub dochodu firmy.

Tak jak w przypadku ryczałtu jej wysokość jest uzależniona od przeciętnego wynagrodzenia w IV. kwartale poprzedniego roku w sektorze przedsiębiorstw i na rok 2026 wyniesie 830,58 zł.

Podsumowanie – ile wyniosą składki ZUS przedsiębiorców w 2026

Przy minimalnej składce zdrowotnej tj. 432,54 zł tabela z podsumowaniem wygląda tak samo dla podatku liniowego, skali podatkowej i karty podatkowej. Dopiero przy osiąganych dochodach wystąpią rozbieżności w wysokości składek.

Sprawdź także: Ile wyniesie najniższa krajowa w 2026?

Artykuł Ile wynoszą składki ZUS przedsiębiorców w 2026? pochodzi z serwisu Biuro Rachunkowe RBH.

W 2026 roku wzrost płacy minimalnej jest mniej dynamiczny niż w latach ubiegłych, co wiąże się z ustabilizowaniem poziomu inflacji. Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł brutto.

W porównaniu do roku 2025, kiedy to płaca minimalna wynosiła 4666 zł, mamy do czynienia z podwyżką o 140 zł brutto. Tutaj znajdziesz szczegóły podwyżek w 2025 roku. Warto zauważyć, że w 2026 roku nie przewiduje się dwukrotnej waloryzacji (w styczniu i w lipcu) – stawka ustalona na styczeń obowiązuje przez cały rok.

Kilka ważnych definicji związanych z wynagrodzeniem

• Wynagrodzenie brutto – wynagrodzenie całkowite przed potrąceniem składek społecznych opłacanych przez pracownika, zaliczki na podatek dochodowy, potrąceń.
• Wynagrodzenie netto – wynagrodzenie po dokonaniu potrąceń, tzw. „na rękę”. Właśnie tą kwotę wypłaca się pracownikowi. Końcowa wartość wynagrodzenia netto jest zależna od wielu czynników i indywidualnej sytuacji pracownika.
• Koszt pracodawcy – to całkowity koszt jaki pracodawca ponosi w związku z zatrudnieniem pracownika. Oprócz płaty brutto znajdują się w tej kwocie składki ZUS opłacane przez pracodawcę. Na tą kwotę powinny patrzeć osoby zatrudniające zleceniobiorców lub pracowników.

Minimalna krajowa płaca 2026

4806,00 zł brutto miesięcznie (140 zł w górę)

31,40 zł brutto na godzinę (0,90 zł w górę)

Oprócz płacy minimalnej wzrosną inne elementy, które są z nią powiązane!

• dodatek za pracę w nocy,
• minimalna wysokość odszkodowania z tytułu dyskryminacji lub mobbingu,
• maksymalna wysokość odprawy przy zwolnieniu grupowym,
• wynagrodzenie za pracę w trakcie przestoju i za pozostawanie w gotowości do pracy,
• wzrost wysokości preferencyjnego ZUS dla przedsiębiorców,
• kwota wolna od potrąceń,
• minimalna podstawa wynagrodzenia chorobowego,
• maksymalne wynagrodzenie praktykantów.

Najniższa krajowa 2026 – ile wychodzi „na rękę”?

Stawka godzinowa od stycznia 2026

Przy umowach zlecenie końcowe przeliczenie stawki godzinowej jest uzależnione od wielu czynników. Ma również znaczenie całkowita liczba godzin. Stąd poniższe kwoty są orientacyjne.

Dla studentów i uczniów poniżej 26 roku życia – stawka godzinowa na umowach zlecenie

W przypadku studentów i uczniów, którzy nie ukończyli 26 lat kwota brutto jest równa kwocie netto.

Kary za brak wypłaty minimalnego wynagrodzenia

Pracodawca, który nie przestrzega przepisów dotyczących minimalnego wynagrodzenia, naraża się na surowe konsekwencje. Zaniżanie stawek lub niewypłacanie należnego wynagrodzenia jest wykroczeniem przeciwko prawom pracownika. Grzywna nałożona przez Państwową Inspekcję Pracy może wynieść od 1 000 zł do nawet 30 000 zł.

Podsumowanie – najniższa krajowa w 2026 roku

Rok 2026 przynosi stabilizację tempa wzrostu płacy minimalnej. Podsumujmy najważniejsze liczby:

31,40 zł – to minimalna stawka godzinowa brutto.

4806 zł – tyle wynosi najniższa krajowa brutto.

ok. 3606 zł – tyle wynosi najniższa krajowa netto miesięcznie (na rękę).

ok. 5790 zł – to całkowity koszt zatrudnienia pracownika zatrudnionego na cały etat, miesięcznie, ponoszony przez firmę.

Artykuł Najniższa krajowa 2026 – ile wyniesie? Zobacz zmiany! pochodzi z serwisu Biuro Rachunkowe RBH.

Ale po kolei!

Nie każdy musi posiadać kasę fiskalną – czyli kilka słów o zwolnieniach

Mamy zwolnienie podmiotowe i przedmiotowe. Większość działalności zaczyna od zwolnienia podmiotowego, czyli związanego z wysokością obrotu.

Limit zwolnienia z obowiązku rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej wynosi 20 000 zł rocznie. Jeśli w danym roku wystąpiła pierwsza sprzedaż na rzecz osoby prywatnej to limit pomniejszamy proporcjonalnie. Dla podatników VAT zwolnionych jest to kwota brutto, dla podatników VAT czynnych jest to kwota netto.

Po przekroczeniu limitu masz 2 pełne miesiące kalendarzowe na zakup kasy fiskalnej.

Mamy też zwolnienie przedmiotowe. Czyli takie, które jest związane ze szczegółami transakcji. Może to zależeć od rodzaju usługi lub towaru, ale także od formy płatności.

Więcej o zwolnieniach przeczytasz w naszym wcześniejszym artykule -> Zwolnienie z kasy fiskalnej – czy możesz z niego skorzystać? (Link otworzy się w nowej karcie)

Obowiązkowa kasa fiskalna – dla kogo?

Żeby nie było tak kolorowo, poza zwolnieniami, mamy również szereg branż, które muszą mieć kasę fiskalną i rejestrować na niej sprzedaż już od pierwszej złotówki. Czyli przed dokonaniem pierwszej sprzedaży trzeba mieć kasę fiskalną.

Dotyczy to m.in. kosmetyczek, fryzjerek, sprzedaży silników i części samochodowych.

Katalog jest znacznie szerszy i w 2025 roku wzbogacił się o kilka pozycji.

O wszystkich branżach objętych obowiązkową kasą fiskalną pisaliśmy w naszym artykule -> Obowiązkowa kasa fiskalna? Sprawdź czy Ciebie to dotyczy! (Link otworzy się w nowej karcie)

Nadszedł ten dzień – musisz kupić pierwszą kasę fiskalną – co teraz?

Niezależnie od powodu, przez który stoisz przed zakupem kasy fiskalnej, postępowanie będzie takie samo. Aktualnie w ramach stacjonarnych kas fiskalnych można zakupić wyłącznie kasy fiskalne online, które przesyłają do tzw. Centralnego Repozytorium Kas dane dotyczące sprzedaży. Przez to muszą mieć dostęp do internetu, co najmniej w momencie, gdy są w użytku.

W pierwszym kroku wybierz sprzęt, który chcesz zakupić. Jeśli nie masz pomysłu jaki wybór będzie dla Ciebie najlepszy, warto skonsultować się z punktem sprzedającym kasy i drukarki fiskalne. Wybór jest spory.

Niezbyt dobrym pomysłem będzie zakup po kosztach używanej kasy fiskalnej. Te urządzenia mają to do siebie, że są przypisane do danej firmy i przy zakupie urządzenia z drugiej ręki trzeba się liczyć z wymianą „wnętrza”, którego koszt wyniesie praktycznie tyle, co zakup nowej kasy, a nie będzie przysługiwała Ci ulga.

Kto może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej?

Przedsiębiorcy, którzy zakupili swoją pierwszą kasę online i zaczęli jej używać w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, mogą skorzystać z ulgi.

Ulga przysługuje zarówno podatnikom VAT czynnym jak i VAT zwolnionym, choć sam proces pozyskania ulgi się różni (ale o tym w dalszej części). O ulgę mogą się również starać osoby prowadzące działalność nierejestrowaną.

Poza warunkiem rozpoczęcia używania kasy w ciągu 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji jest jeszcze jeden:

• Twoja firma została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpocząłeś prowadzenie tej ewidencji na kasie online, lub
• Twoja firma nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd w ogóle nie używałeś kasy fiskalnej, ale zdecydowałeś, że będziesz prowadził taką ewidencję na kasie online.

Jeśli będziesz prowadzić ewidencję sprzedaży przy użyciu kilku kas online, przysługuje ci ulga na zakup każdej z nich. Jednak aby z niej skorzystać musisz rozpocząć ewidencję przy użyciu każdej z kas, w każdym punkcie sprzedaży, w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej.

Reasumując, aby skorzystać ze zwrotu musisz:

• zakupić kasę fiskalną i zacząć jej używać maksymalnie w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji,
• zakończyć pierwszy miesiąc ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej,
• wykazać odpowiednio zwrot w deklaracji VAT lub złożyć wniosek o zwrot (o tym w dalszej części).

Ulga przysługuje na:

• zakup nowej kasy online (również w przypadku zakupu na raty)
• zakup drukarki fiskalnej (która wymaga dodatkowego oprogramowania do prawidłowego działania)

Ulga nie przysługuje w przypadku:

• zakupu używanej kasy fiskalnej,
• użytkowania kasy na mocy umowy dzierżawy, leasingu, najmu lub umowy o podobnym charakterze,
• zakupu kas fiskalnych w celu ich dalszego wynajmu, dzierżawy lub leasingu.

Jaka jest wysokość ulgi na zakup kasy fiskalnej?

Ulga przysługuje w wysokości 90% kwoty zakupu netto kasy fiskalnej, ale nie więcej niż 700 zł.

Forma realizacji ulgi zależy od tego, czy firma jest podatnikiem VAT czynnym czy zwolnionym.

Co istotne – prawo do zwrotu jest bezterminowe. Możesz starać się o zwrot

Ulga na zakup kasy fiskalnej dla podatników VAT czynnych

Jeśli jesteś „VAT-owcem” wystarczy kwotę ulgi odliczyć w deklaracji VAT. Może to nastąpić w pierwszym okresie, w którym rejestrujesz sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej.

W przypadku naszych Klientów od początku prowadzimy ich w procesie pozyskania ulgi, odpowiednio wykazujemy ją w deklaracji VAT i jest ona odliczona od kwoty podatku do zapłaty.

Jeśli w danym miesiącu lub kwartale nie wystąpi podatek do zapłaty, kwota może zostać zwrócona na konto (zgodnie z zasadami zwrotów podatku z deklaracji) lub przeniesiona na kolejną deklarację VAT do rozliczenia.

Ulga na zakup kasy fiskalnej dla podatników VAT zwolnionych

Aby uzyskać zwrot, będąc podatnikiem VAT zwolnionym, należy złożyć wniosek do urzędu skarbowego.

Możesz to zrobić:

• na piśmie (osobiście lub pocztą) – wzór wniosku ze strony biznes.gov.pl
• w formie elektronicznej (za pośrednictwem e-urzędu skarbowego)

Wniosek musi zawierać: imię i nazwisko (w przypadku osób fizycznych) lub nazwę firmy (w przypadku osób prawnych np. spółek z o.o.), adres, NIP, numer rachunku bankowego do zwrotu.

Do wniosku należy dołączyć:

• oryginał faktury za zakup kasy fiskalnej oraz dowodu zapłaty całej należności za kasę (uwaga! w przypadku zakupu ratalnego możliwość skorzystania z ulgi pojawi się dopiero po zapłacie ostatniej raty)
• dane serwisu kas, który dokonał fiskalizacji kasy,
• kopię raportu fiskalnego miesięcznego.

Jeśli w ramach działalności prowadzisz przewozy taksówką, we wniosku należy wpisać numer licencji, numer rejestracyjny i boczny taksówki oraz kopię świadectwa ponownej legalizacji taksometru współpracującego z kasą.

Zwrot otrzymasz w ciągu 25 dni od złożenia wniosku do naczelnika urzędu skarbowego. Przyjdzie on na konto wpisane we wniosku.

Kiedy trzeba zwrócić kwotę ulgi?

Czasem zdarza się, że przedsiębiorca kupując kasę fiskalną już wie, że nie będzie jej długo używał. Może tak być np. ze względu na zbliżającą się emeryturę lub plany względem firmy. W takiej sytuacji warto poważnie rozważyć czy jest sens zwracać się o przyznanie ulgi, ponieważ może okazać się, że będzie trzeba ją zwrócić.

Musisz zwrócić kwotę ulgi, jeśli w okresie 3 lat od rozpoczęcia prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej:

• przestaniesz używać kasy online (np. zamkniesz firmę),
• trwale i bez zgody naczelnika nie zapewnisz połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą fiskalną, a Centralnym Repozytorium Kas,
• nie zgłosisz kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego, co najmniej raz na 2 lata.

Jeśli któryś z powyższych warunków zaistnieje w ciągu pierwszych trzech lat to musisz zwrócić ulgę za zakup kasy fiskalnej. Jeśli nie – ulgi nie trzeba zwracać.

W przypadku podatników VAT czynnych, korektę ulgi wykazuje się w deklaracji VAT i może wystapić potrzeba zwrotu pieniędzy na rachunek urzędu skarbowego do 25 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym doszło do okoliczności powodujących potrzebę zwrotu ulgi (np. zamknięcia firmy).

W przypadku podatników VAT zwolnionych, należy zwrócić ulgę na rachunek właściwego urzędu skarbowego do końca kolejnego miesiąca po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.

Podsumowanie – ulga na zakup kasy fiskalnej

Skorzystanie z ulgi to możliwość oszczędzenia do 700 zł (w przypadku jednej kasy). Podczas wyboru odpowiedniego urządzenia warto skonsultować się serwisem lub sprzedawcą kas fiskalnych, który przedstawi plusy i minusy konkretnych urządzeń.

Zdecydowanie najważniejszymi krokami są:

• analiza warunków przyznania ulgi oraz czynników, które powodują obowiązek zwrotu ulgi,
• wybór odpowiedniego sprzętu i kontakt z serwisem,
• złożenie wniosku o zwrot / wykazanie ulgi w deklaracji VAT

Jako biuro rachunkowe pomagamy naszym klientom w analizie warunków oraz przygotowaniu wniosków, a także odpowiednim wykazaniu ulgi w deklaracji VAT.

Artykuł Ulga na zakup kasy fiskalnej – jak ją otrzymać? pochodzi z serwisu Biuro Rachunkowe RBH.

Jednak warto mieć go na uwadze. Urlop opiekuńczy przysługuje niezależnie od innych uprawnień związanych z opieką nad członkami rodziny lub osobami we wspólnym gospodarstwie domowym. Przysługuje wtedy, gdy pracownik musi sprawować osobistą opiekę nad bliską osobną z powodu poważnych problemów zdrowotnych.

Komu przysługuje urlop opiekuńczy?

Urlop opiekuńczy przysługuje każdemu pracownikowi, który:

• jest zatrudniony na umowę o pracę (bez względu na staż pracy czy wymiar etatu),
• chce zapewnić osobistą opiekę lub wsparcie osobie wymagającej znacznej opieki z powodów medycznych.

Co ważne – nie chodzi tylko o dzieci! Pracownik może wziąć urlop np. na:

• małżonka,
• partnera życiowego (wspólne gospodarstwo domowe),
• rodziców,
• teściów,
• dzieci,
• dziadków lub wnuki,
• inną osobę pozostającą we wspólnym gospodarstwie.

Warunki udzielenia urlopu

Cel: zapewnienie realnego wsparcia z powodu poważnych problemów zdrowotnych drugiej osoby.

Wymiar: 5 dni roboczych w roku kalendarzowym (nie przechodzi na kolejny rok, jeśli nie zostanie wykorzystany).

Charakter: urlop bezpłatny – nie przysługuje za ten czas wynagrodzenie ani zasiłek.

Jakie formalności trzeba spełnić?

Aby skorzystać z urlopu, należy:

1. Złożyć wniosek w postaci papierowej lub elektronicznej – najpóźniej 1 dzień przed planowaną nieobecnością.
2. Wskazać:
   • osobę, nad którą będzie sprawowana opieka,
   • stopień pokrewieństwa (lub wspólne zamieszkanie),
   • powód – konieczność zapewnienia osobistej opieki.

Pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu, jeśli wniosek spełnia wymagania ustawowe. Zwolnienie lekarskie nie jest wymagane.

Podsumowanie

Urlop opiekuńczy to kolejny rodzaj zwolnienia od pracy wprowadzony w ostatnich latach. Służy do opieki nad chorymi bliskimi, ale przez to że jest bezpłatny nie cieszy się zbyt dużym zainteresowaniem. Należy mieć jednak na uwadze, że pracownicy mogą wystąpić z wnioskiem o tego typu przerwę w świadczeniu pracy.

Artykuł Urlop opiekuńczy – czyli 5 dni bezpłatnego wolnego pochodzi z serwisu Biuro Rachunkowe RBH.

Zdarzają się sytuacje, w których pracownik latami gromadzi urlop, a pracodawca nie przypilnował pracownika, aby wykorzystał go najpóźniej do 30 września kolejnego roku. Nagle pracownik przychodzi, że chciałby, aby pracodawca nie udzielał mu urlopu, bo woli otrzymać równowartość pieniężną. Czy można tak zrobić? Nie!

Prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne, co oznacza, że pracownik nie może zrzec się tego prawa ani zamienić go na pieniądze wedle własnego uznania. Jednak w określonych sytuacjach przepisy przewidują obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W artykule omawiamy, kiedy powstaje taki obowiązek, jak obliczyć ekwiwalent oraz jakie błędy popełniają pracodawcy.

Kiedy powstaje prawo do wypłaty za urlop?

Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje wyłącznie wtedy, gdy:

• dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, i jednocześnie
• pracownik ma niewykorzystany urlop wypoczynkowy (bieżący lub zaległy).

Podstawą prawną jest art. 171 § 1 Kodeksu pracy:

„W razie niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.”

Kiedy ekwiwalent nie przysługuje?

Jeśli pracownik przechodzi do nowego pracodawcy na podstawie porozumienia między zakładami pracy strony mogą postanowić, że urlop przejdzie na nowego pracodawcę – wówczas nie wypłaca się ekwiwalentu.

Nie ma również podstaw do wypłaty ekwiwalentu:

• w trakcie trwania zatrudnienia (nawet jeśli pracownik nie chce iść na urlop i woli równowartość pieniężną),
• za urlop na żądanie, który nie został zgłoszony,
• za urlop dodatkowy, który nie wynika z kodeksu pracy, a z regulaminu zakładu (chyba że regulamin tak stanowi).

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Wysokość ekwiwalentu zależy od:

• liczby dni niewykorzystanego urlopu,
• podstawy wynagrodzenia – zgodnie z rozporządzeniem MPiPS,
• współczynnika ekwiwalentu – ustalanego co roku

Przykład: Pracownik odchodzi z pracy z wynagrodzeniem miesięcznym brutto 6 000 zł i ma 5 dni niewykorzystanego urlopu:

• stawka dzienna = 6 000 zł / 20,75 ≈ 289,16 zł,
• ekwiwalent = 289,16 zł × 5 dni ≈ 1 446 zł brutto.

W wyliczeniach można również skorzystać z kalkulatora. Warto korzystać z rzetelnych stron np. Gofin.

Terminy wypłaty ekwiwalentu

Ekwiwalent należy wypłacić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę – najlepiej razem z ostatnim wynagrodzeniem.

Opodatkowanie i oskładkowanie

Ekwiwalent za urlop jest traktowany jak normalny przychód ze stosunku pracy, dlatego podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Najczęstsze błędy pracodawców

• niewypłacenie ekwiwalentu w terminie,
• błędne wyliczenie podstawy ekwiwalentu,
• wypłata ekwiwalentu bez rozwiązania stosunku pracy,
• nieuwzględnienie urlopu zaległego.

Podsumowanie – kiedy można zapłacić pracownikowi za urlop?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to obowiązkowe świadczenie pieniężne, które przysługuje wyłącznie w przypadku zakończenia stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek jego terminowej i prawidłowej wypłaty. Warto dokładnie przeanalizować sytuację pracownika, by uniknąć sporów i kontroli ze strony inspekcji pracy. Pomoc kadrowo-płacowa może być w tym zakresie nieoceniona. Zapraszamy do kontaktu.

Artykuł Kiedy można zapłacić pracownikowi za niewykorzystany urlop? pochodzi z serwisu Biuro Rachunkowe RBH.

1. Błędny wybór formy opodatkowania albo brak wyboru

Wybór formy opodatkowania (skala podatkowa, podatek liniowy lub ryczałt) powinien być dopasowany do specyfiki działalności i poziomu kosztów. Częstym błędem jest brak wyboru formy opodatkowania przy składaniu wniosku o rejestrację działalności. W takiej sytuacji domyślną formą opodatkowania jest skala podatkowa, a nie zawsze to będzie najlepszy wybór dla danej działalności.

Wprawdzie zdarza się, że firmy wygrywają w sądzie, że forma opodatkowania została wybrana poprzez opisywanie wpłat jako inny podatek, ale nie jest to pewna i pozbawiona nerwów droga.

Jak tego uniknąć? Przed założeniem działalności warto przeanalizować przewidywane przychody i koszty, aby wybrać najbardziej optymalną formę opodatkowania. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym. Dodatkowo podczas składania wniosku przez biznes.gov.pl należy pamiętać, że forma opodatkowania jest do wyboru w dodatkowej części formularza. Jeśli poprzestaniesz na wypełnieniu głównego formularza to nie pokaże on w ogóle form opodatkowania do wyboru.

Warto również pamiętać przy samodzielnym zakładaniu działalności, aby przekazać księgowemu kopię wniosku i informację o faktycznej formie opodatkowania. W naszej historii zdarzało się, że klient nie pamiętał, którą formę opodatkowania wybrał, a wniosku nie posiadał, ponieważ złożył go papierowo i nie dysponował kopią. Aktualnie mamy narzędzia, by nie był to kłopot, ale to wymaga zaangażowania świeżo upieczonego przedsiębiorcy.

2. Zaniedbania związane z ZUS

ZUS to zobowiązanie do zapłaty w każdym miesiącu i należy od razu założyć, że środki na to zobowiązanie muszą się znaleźć. Zaległości z tytułu składek ZUS bardzo szybko się gromadzą, a im większa kwota tym trudniej będzie je spłacić. Wiele początkujących działalności, które na starcie zaniedbało ten temat miesiącami boryka się z zaległościami, które bardzo szybko rosną do kwot liczonych w tysiącach.

Jak uniknąć? Dopilnuj, aby składki ZUS były płacone w terminie. Jeśli w momencie założenia działalności nie masz jeszcze bazy klientów, warto mieć przed startem działalności odłożoną sumę na np. pół roku składek ZUS. Dzięki temu unikniesz ryzyka, że nie będzie pieniędzy na składki ZUS.

3. Brak dokumentacji kosztów i gubienie faktur dokumentujących wydatki

Wielu przedsiębiorców gromadzi faktury „na później” lub nie ewidencjonuje ich prawidłowo. Później się gubią lub spędzają czas w zapomnianej szufladzie, do której bezpośrednio trafiły i nigdy nie zostały z niej wyciągnięte. To prowadzi do zawyżenia dochodu i większych podatków oraz składek ZUS!

Jak uniknąć? Po pierwsze zaplanuj sobie obieg faktur. Najlepiej papierowe faktury gromadzić w jednym miejscu lub od razu po ich otrzymaniu je skanować. Te które otrzymujesz elektronicznie możesz od razu wgrywać na dysk lub systemu swojego biura księgowego. Nasi Klienci otrzymują dostęp do panelu, który automatycznie przesyła dokumenty do dedykowanej księgowej. Po drugie od razu po otrzymaniu faktury sprawdź czy dane Twojej firmy się zgadzają i czy otrzymany dokument to nie jest paragon z NIP powyżej 450 zł. Paragon z NIP na kwotę powyżej 450 zł nie jest podstawą do księgowania i trzeba wystąpić o wystawienie standardowej faktury.

4. Patrzenie tylko na stan konta

Patrzenie tylko na to, aby stan konta pozwalał na komfortowe życie sprawia, że kontrola nad faktycznymi finansami firmy jest mocno ograniczona. Gdy działalność „raczkuje” jest to mniejszy problem, ale wraz ze wzrostem wpływ wyników finansowych i planowanie budżetu zyskują znacznie na znaczeniu.

Jak uniknąć? Interesuj się zestawieniami, które otrzymujesz od biura rachunkowego. Jeśli masz jakieś wątpliwości lub pytania – śmiało pytaj. Warto rozumieć, co się z czego bierze i jak wpływa to na Twoją działalność. Orientacja w wynikach finansowych oraz co się na nie składa pozwala na dużo dokładniejsze planowanie i wyciąganie wniosków z dotychczasowych działań. W efekcie ma to bezpośredni wpływ na rozwój Twojej firmy.

5. Brak weryfikacji płatności od kontrahentów

Bardzo dużo przedsiębiorców lubi wystawiać faktury sprzedaży. To przyjemne, gdy kwoty faktur są coraz większe, a ich suma przekracza kolejne progi wysokości. I choć życzymy Ci, aby Twoi kontrahenci terminowo regulowali wszystkie faktury, łatwo spotkać takich, którzy nie chcą regulować ich wcale. Dlatego ważne jest, by weryfikować płatności w miarę na bieżąco.

Jak uniknąć? Przynajmniej raz w miesiącu (a najlepiej na bieżąco) weryfikuj status płatności swoich faktur sprzedażowych. W tym celu może być pomocny arkusz kalkulacyjny lub system księgowy, w którym wystawiasz faktury. W panelu klienta, który udostępniamy bezpłatnie naszym klientom również jest taka możliwość.

6. Błędy przy zatrudnianiu pracowników

Bardzo częstym błędem jest brak przeliczenia czy faktycznie stać Cię na pracownika. Często zdarzają się również błędne założenia wyliczeń. Stosunkowo często spotykamy się z sytuacją, gdy początkujący pracodawcy zakładają, że pracownik kosztuje ich tyle, co kwota brutto na umowie. W jeszcze gorzej wersji tyle ile pracownik otrzymuje „na rękę”. Tymczasem lista obowiązków i kosztów generowanych przez zatrudnienie pracownika jest dłuższa.

Jak uniknąć? Przed zatrudnieniem pracownika skonsultuj się z działem kadrowym lub specjalistą. Zachęcamy również do zapoznania się z naszym artykułem na temat „ile tak naprawdę kosztuje zatrudnienie pracownika?”.

7. Przekazanie księgowości dopiero w momencie gdy samemu się nie daje rady

Na początku działalności często szuka się oszczędności, gdzie tylko można i nie decydują się od razu na współpracę z księgowością. Niestety z naszej praktyki wynika, że często w takich działalnościach mamy do czynienia z błędami, które wynikają ze zwykłej niewiedzy lub braku systematyczności. Wśród najczęstszych błędów moglibyśmy wymienić błędy w deklaracjach ZUS, brak zarejestrowania do VAT (pomimo takiego obowiązku) lub nieprawidłowe zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Często zdarzają się również błędy wynikające z błędnego ujęcia momentu obowiązku podatkowego, czyli w którym miesiącu dany wydatek czy przychód wpływa nam na wynik podatkowy.

Jak uniknąć? Zachęcamy do zapoznania się z ofertą księgowości zewnętrznej. Odpowiednio prowadzone rozliczenia to solidny fundament funkcjonowania Twojej firmy i chroni Cię przed szeregiem kosztowych konsekwencji. Zdecydowanie taniej jest przekazać od razu opiekę w ręce specjalistów niż później poprawiać i korygować błędnie złożone (lub niezłożone w ogóle) dokumenty. W razie zainteresowania naszymi usługami zapraszamy do kontaktu.

Podsumowanie

Prowadzenie JDG to wygodna forma działalności, ale wymaga podstawowej wiedzy z zakresu podatków, ZUS i przepisów kadrowych. Najlepszym sposobem na uniknięcie błędów jest bieżąca współpraca z doświadczonym biurem rachunkowym oraz regularne aktualizowanie wiedzy. Pamiętaj – im wcześniej zareagujesz, tym mniejsze ryzyko kosztownych konsekwencji.

Artykuł 7 najczęstszych błędów przy prowadzeniu jednoosobowej działalności pochodzi z serwisu Biuro Rachunkowe RBH.

To pytanie zadaje sobie każda osoba, w której głowie wykiełkował pomysł na nowy biznes.

Na początku przede wszystkim należy się zastanowić czym miałaby się zajmować Twoja działalność i jak miałaby działać, i jaka forma działalności będzie najbardziej odpowiednia. W wielu przypadkach startujące biznesy wybierają jednoosobową działalność gospodarczą.

Jeśli masz wątpliwość, co do formy działalności lub formy opodatkowania warto skonsultować się z doradcą podatkowym.

Gdy już wszystko masz ustalone, dzięki internetowi, założenie jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) jest prostsze niż kiedykolwiek wcześniej.

W tym wpisie pokażemy Ci, jak krok po kroku założyć firmę, nie ruszając się z kanapy. Również z naszym bezpośrednim udziałem.

1. Rozpisz pomysł na firmę

Nie jest to nam potrzebne do bezpośredniego założenia działalności, ale jest przydatne Tobie w ułożeniu sobie krok po kroku jak to wszystko ma działać, kto będzie Twoim klientem, co będziesz sprzedawać i jakie będą koszty. Warto to przemyśleć początkowe finanse działalności, ponieważ w niektórych przypadkach początkowe miesiące nie przynoszą specjalnie wysokich dochodów, a już od pierwszych miesięcy zazwyczaj występują zobowiązania finansowe w postaci składek ZUS, usług księgowych, oprogramowania czy wynajmu lokalu.

2. Wybierz kody PKD

Kody PKD to kody określające czym ma zajmować się działalność. Warto je wybrać wcześniej, aby samo składanie formularza było dużo szybsze. Dzięki temu ograniczysz szansę na automatyczne wylogowanie w trakcie składania formularza i przymusu ponownego jego wypełnenia.

Kody PKD wraz z opisami znajdziesz np. na stronie Gofin.

Zapomnisz o jakimś kodzie? To nie kłopot, możesz go w dowolnej chwili dodać i jest to całkowicie bezpłatne.

3. Pomysły na nazwę

Początek działalności to czas kiedy trzeba wysilić kreatywność i wpaść na odpowiednią nazwę dla Twojego biznesu. W przypadku jednoosobowej działalności nazwa firmy musi zawierać Twoje imię i nazwisko. Nazwę tak samo jak kody PKD możesz później spokojnie zmienić, gdyby zmieniła się koncepcja Twojego biznesu.

Masz już poprzednie dane? Świetnie! Przejdźmy zatem do technicznych aspektów.

Skorzystaj z pomocy biura rachunkowego w założeniu działalności

Dlaczego warto? Wiemy jak wypełnić wymagane formularze, by żaden element nie umknął i skutecznie założyć Twoją działalność. Dodatkowo w trakcie otwierania działalności możemy również pomóc w otwarciu konta bankowego dla Twojej firmy. O aktualne promocje i możliwości zapytaj po kontakcie z naszym biurem. Zapraszamy

4. Zaloguj się na biznes.gov.pl

To miejsce, gdzie zakładasz swoją firmę online. Wystarczy, że wejdziesz na stronę internetową i zalogujesz się za pomocą profilu zaufanego. Profil zaufany to taka elektroniczna wersja Twojego podpisu, którą możesz założyć online.

https://www.biznes.gov.pl/pl

5. Wypełnij Formularz Rejestracyjny

Na biznes.gov.pl znajdziesz formularz rejestracyjny CEIDG-1. Wpisz swoje dane, nazwę firmy, adres siedziby i wybierz formę opodatkowania. Jeśli nie wiesz jak wypełnić formularz – chętnie pomożemy. Pamiętaj by nie wypełniać tylko pól, które formularz Ci proponuje, ale również zaglądnąć w dodatkowe pola, pośród których np. wybierasz formę opodatkowania. Nie zapomnij go podpisać i wysłać!

6. Zgłoszenie do ZUS i US

Nie martw się, wszystko odbywa się automatycznie! Gdy wypełnisz formularz, Twoja firma automatycznie zostaje zgłoszona w urzędzie skarbowym (ale nie do VAT!). To oznacza, że nie musisz robić tego osobno. Jeśli nie wiesz jak wypełnić zgłoszenie do ZUS to nie dodawaj go do wniosku, jest to dobrowolne. Twoje biuro rachunkowe może później złożyć zgłoszenie do ZUS osobno, jak również pomóc w przygotowaniu innych zgłoszeń.

7. Zacznij działać

Gdy tylko Twoja firma zostanie zarejestrowana, możesz zacząć działać. Pamiętaj, że biuro rachunkowe RBH Kraków oferuje wsparcie na każdym kroku, abyś mógł skupić się na rozwoju swojej firmy. Nie musisz znać się na wszystkim – od tego masz nas! Obsługujemy również klientów wyłącznie online.

Dlaczego warto skorzystać z usług Biura Rachunkowego Online?

Biuro rachunkowe online to idealne rozwiązanie dla osób, które cenią sobie wygodę i czas. Biuro rachunkowe RBH oferuje pełną obsługę księgową przez internet, co pozwala na szybkie i bezpieczne załatwianie spraw podatkowych. W tym celu nasi Klienci posiadają dostęp do panelu klienta, który pozwala na bezpośrednią komunikację z księgowością. Niezależnie od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę z o.o., nasza oferta jest dostosowana do Twoich potrzeb!

Podsumowanie – jak założyć firmę?

Zakładanie firmy bez wychodzenia z domu jest łatwe i szybkie. Wystarczy kilka kroków, aby zacząć działać we własnej firmie. A jeśli potrzebujesz wsparcia księgowego, biuro rachunkowe RBH Kraków jest gotowe, by pomóc Ci na każdym etapie. Zaoszczędź czas i skorzystaj z naszych usług. Skontaktuj się z nami, a my zajmiemy się resztą!

Artykuł Jak założyć firmę? 7 kroków do własnej działalności pochodzi z serwisu Biuro Rachunkowe RBH.

Urlop wypoczynkowy pracownika – podstawowy wymiar

Zgodnie z Kodeksem pracy:

• pracownikowi przysługuje 20 dni urlopu, jeśli jego staż pracy wynosi mniej niż 10 lat;
• pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu, jeśli jego staż pracy wynosi co najmniej 10 lat.

Kto może liczyć na większą liczbę dni urlopu?

Dotyczy to np.:

• osób zaliczanych do umiarkowanego lub znacznego stopnia niepełnosprawności – mogą oni liczyć na 10 dni dodatkowego urlopu wypoczynkowego,
• niektórych zawodów takich jak: nauczyciele, nauczyciele akademiccy, naukowcy PAN, policjanci, strażacy PSP, żołnierze, część pracowników PIP i NIK.

Co wlicza się do stażu pracy?

Do stażu pracy, od którego zależy wymiar urlopu, wliczają się:

• wszystkie poprzednie okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, niezależnie od przerw w pracy;
• okres nauki, który skraca wymagany staż:
  • zasadnicza szkoła zawodowa – nie więcej niż 3 lata,
  • średnia szkoła zawodowa – nie więcej niż 5 lat,
  • liceum ogólnokształcące – 4 lata,
  • szkoła policealna – 6 lat,
  • studia wyższe – 8 lat.

Planowana jest nowelizacja prawa dotyczącego ustalania stażu pracy, ale na ten moment kształt nowej ustawy nie jest pewny.

Uwaga: okresy nauki nie sumują się z okresami zatrudnienia – jeśli pracownik ukończył studia, to 8 lat dolicza się zamiast wcześniejszych szkół. Jeśli pracownik w trakcie nauki pracował to wybiera się do wyliczeń ten staż, który jest dla pracownika bardziej korzystny.

Urlop w pierwszym roku pracy

Pracownik, który podejmuje pracę po raz pierwszy, nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy – 1/12 z przysługującego mu rocznego wymiaru. Oznacza to, że np. po 3 miesiącach pracy pracownik nabywa prawo do 5 dni urlopu (przy wymiarze 20 dni rocznie).

Ile należy się urlopu przy zatrudnieniu na część etatu?

Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy urlop przysługuje proporcjonalnie do etatu. Przykład:

• pracownik z 10-letnim stażem zatrudniony na 1/2 etatu: 26 dni × 1/2 = 13 dni urlopu (104 godziny).

Dni urlopu zaokrągla się zawsze w górę do pełnego dnia.

Zasady zaokrąglania i przeliczania

• jeden dzień urlopu to 8 godzin pracy (jeśli pracownik ma inny system czasu pracy, stosuje się przelicznik godzinowy);
• przy przeliczeniu urlopu na godziny – np. 26 dni × 8 godzin = 208 godzin;
• w przypadku zmiany wymiaru etatu w trakcie roku – urlop przelicza się proporcjonalnie dla każdego okresu osobno.

Urlop proporcjonalny przy zmianie pracy

Jeśli pracownik zmienia pracodawcę w trakcie roku kalendarzowego, u każdego z pracodawców przysługuje mu urlop proporcjonalny do przepracowanego okresu. Informacja o wykorzystanym urlopie w danym roku znajduje się na świadectwie pracy (wraz z dniami, za które pracownik otrzymał ekwiwalent).

Pracownicy zatrudnieni na podstawie umów cywilnoprawnych – zlecenie i o dzieło.

Umowy o dzieło i zlecenia nie dają prawa do urlopu wypoczynkowego.

Urlop wypoczynkowy pracownika – obowiązki pracodawcy

• Pracodawca ma obowiązek prowadzenia ewidencji urlopów.
• Nieudzielenie przysługującego urlopu może skutkować karą grzywny. Pracodawca ma obowiązek udzielenia zaległego urlopu tj. urlopu z poprzedniego roku najpóźniej do 30 września kolejnego roku.
• Nie można zapłacić pracownikowi za niewykorzystany urlop, musi być on udzielony. Wyjątkiem jest sytuacja, w której ustaje stosunek pracy, a pracownik nie zdążył wykorzystać całego przysługującego urlopu.

Podsumowanie

Ustalenie prawidłowego wymiaru urlopu wypoczynkowego to obowiązek pracodawcy i prawo pracownika. Wymaga ono dokładnego uwzględnienia wszystkich dotychczasowych okresów zatrudnienia i edukacji, a także aktualnych warunków pracy. Dlatego tak ważne jest, aby pracownik dostarczył dokumentację z poprzednich okresów np. dyplomy ukończenia szkół / studiów i świadectwa pracy. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do roszczeń pracowniczych, ale również błędów w dokumentacji.

Artykuł Urlop wypoczynkowy pracownika – jak wyliczyć ilość dni? pochodzi z serwisu Biuro Rachunkowe RBH.

Wbrew pozorom nie tylko na małoletnie dziecko!

W życiu każdemu może zdarzyć się sytuacja, w której konieczna jest nagła opieka nad bliską osobą – dzieckiem, współmałżonkiem, a nawet teściową. Jednak nie każda sytuacja uprawnia do jego otrzymania – kluczowe są tu zarówno stopień pokrewieństwa, jak i spełnienie określonych formalności.

Jednak rodzajów „opiek” jest kilka. Dziś przybliżymy opiekę nad chorymi członkami rodziny i dziećmi do lat 8.

Na kogo pracownik może wziąć opiekę?

W życiu każdemu może zdarzyć się sytuacja, w której konieczna jest nagła opieka nad bliską osobą – dzieckiem, współmałżonkiem, a nawet teściową. W takich przypadkach pracownik ma możliwość skorzystania z tzw. zasiłku opiekuńczego. Jednak nie każda sytuacja uprawnia do jego otrzymania – kluczowe są tu zarówno stopień pokrewieństwa, jak i spełnienie określonych formalności.

Kto może skorzystać z zasiłku opiekuńczego?

Zasiłek opiekuńczy przysługuje osobom objętym ubezpieczeniem chorobowym – zarówno obowiązkowym (np. pracownicy zatrudnieni na umowie o pracę), jak i dobrowolnym (np. zleceniobiorcy). Świadczenie wypłacane jest z ZUS i rekompensuje utratę dochodu w czasie, gdy pracownik opiekuje się chorym członkiem rodziny.

Warto zauważyć, że w przypadku zasiłku opiekuńczego nie mamy do czynienia z tzw. „okresem wyczekiwania”, czyli z czasem kiedy osoba podlega pod ubezpieczenie chorobowe, ale nie ma prawa do otrzymania zasiłku.

Na kogo można wziąć opiekę?

Zasiłek opiekuńczy przysługuje w razie konieczności sprawowania opieki nad:

• dzieckiem do lat 8, w przypadku np. zamknięcia żłobka lub choroby niani,
• chorym dzieckiem do 14. roku życia – bez względu na to, czy dziecko wymaga hospitalizacji czy opieki domowej,
• chorym dzieckiem powyżej 14. roku życia lub innym chorym członkiem rodziny – w tym przypadku zasiłek przysługuje tylko wtedy, gdy nie ma innych domowników, którzy mogliby zapewnić opiekę.

Kto zalicza się do „członków rodziny”?

Zgodnie z przepisami, przez „członka rodziny” rozumie się:

• małżonek,
• rodzic,
• rodzic dziecka,
• ojczym,
• macocha,
• teściowie,
• dziadkowie,
• wnuki,
• rodzeństwo oraz dzieci w wieku ponad 14 lat – pod warunkiem, że w czasie sprawowania opieki prowadzą to samo gospodarstwo domowe.

Oznacza to, że opiekę można wziąć nie tylko na dziecko, ale też np. na chorą żonę, ojca, teścia czy babcię – pod warunkiem, że mieszkają z pracownikiem i wymagają opieki.

Limit dni opieki na rok

Roczny limit zależy od wieku i sytuacji osoby, nad którą sprawowana jest opieka:

• 60 dni – jeśli opiekujesz się dzieckiem zdrowym do lat 8, lub dzieckiem chorym do lat 14, w tym także dzieckiem niepełnosprawnym w tym wieku,
• 30 dni – na dziecko z orzeczoną niepełnosprawnością pomiędzy 14 a 18 rokiem życia,
• 14 dni – na opiekę nad innymi członkami rodziny i dziećmi powyżej 14 lat.

Limity są wspólne na wszystkich członków rodziny i nie sumują się osobno na każdą osobę. Oznacza to, że biorąc opiekę na dziecko powyżej 14 lat i na swojego dorosłego rodzica czas opieki nad obydwojgiem może maksymalnie wynosić 14 dni w roku, a nie 28 dni.

Łączny okres wypłaty zasiłku opiekuńczego nie może przekroczyć 60 dni w roku kalendarzowym.

Do w/w limitów nie wlicza się dodatkowy zasiłek opiekuńczy, o którym mowa poniżej.

Dodatkowy zasiłek opiekuńczy

Poza powyższymi sytuacjami istnieje jeszcze jedna, która ma osobny limit. Mowa o zasiłku opiekuńczym w w czasie pierwszych 8 tygodni po porodzie, gdy matka, pobierająca zasiłek macierzyński, nie jest w stanie opiekować się dzieckiem. Może z niego skorzystać drugi rodzic lub bliska osoba mająca sprawować opiekę nad dzieckiem.

Mowa o sytuacjach, gdy matka:

• znajduje się w szpitalu lub w placówce leczniczej i nie może opiekować się dzieckiem,
• ma orzeczenie o niezdolności do samodzielnej egzystencji lub orzeczenie o niepełnosprawności i stan zdrowia uniemożliwia jej sprawowanie opieki,
• porzuciła dziecko.

Jaka jest wysokość zasiłku opiekuńczego?

Tak jak w przypadku standardowego zwolnienia chorobowego wysokość zasiłku wynosi 80% podstawy wymiaru. Wypłaca się go nie tylko za dni robocze, ale też za dni ustawowo wolne od pracy.

Jakie dokumenty są wymagane, aby otrzymać zasiłek opiekuńczy?

1. Uzyskać elektroniczne zwolnienie lekarskie (e-ZLA) wystawione na osobę, nad którą sprawowana będzie opieka. Jeśli opieka jest sprawowana za granicą należy przedłożyć zaświadczenie lekarskie przetłumaczone na język polski (poza zaświadczeniami z Unii Europejskiej lub Konfederacji Szwajcarskiej, które nie muszą być tłumaczone).
2. Złożyć wniosek:
   • Z-15A – w przypadku opieki nad dzieckiem,
   • Z-15B – w przypadku innego niż dziecko chorego członka rodziny.

Gdy płatnikiem zasiłków jest pracodawca to Z-15A i Z-15B należy złożyć bezpośrednio do niego. Jednak gdy płatnikiem zasiłków jest ZUS to do niego trzeba złożyć wnioski (w tym celu można skorzystać z portalu eZUS).

Dodatkowo gdy płatnikiem zasiłków jest ZUS wymagane jest złożenie wniosków Z-3b, Z-3 lub Z-3a (w zależności od sytuacji). Jako biuro składamy te wnioski w imieniu naszych klientów.

W szczególnych przypadkach jak np. zamknięcie żłobka, czy dodatkowy zasiłek opiekuńczy, mogą być wymagane również inne dokumenty.

Kiedy zasiłek opiekuńczy nie przysługuje?

Jak już wcześniej wspominaliśmy w przypadku zasiłku opiekuńczego nie ma okresu wyczekiwania. Ale to nie oznacza, że każdy w każdych warunkach może z niego skorzystać, trzymając się jedynie limitu dni.

Tymczasem jest szereg sytuacji, w których zasiłek opiekuńczy nie przysługuje. Są to na przykład:

• gdy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia na podstawie przepisów szczególnych,
• w okresie, w którym pracownik sprawuje opiekę przebywa jednocześnie na urlopie bezpłatnym lub urlopie wychowawczym,
• pracownik jest tymczasowo aresztowany lub odbywa karę pozbawienia wolności,
• pracownik wykorzystuje zwolnienie niezgodnie z celem, co zostało stwierdzone w toku kontroli np. nie opiekuje się chorym członkiem rodziny.

Podsumowanie

Zasiłek opiekuńczy to bardzo często wykorzystywane uprawnienie pracowników, przedsiębiorców, jak również zleceniobiorców opłacających dobrowolne ubezpieczenie chorobowe. Umożliwia sprawowanie opieki nad bliskimi, którzy są chorzy lub z innych powodów wymagają opieki.

Artykuł Na kogo pracownik może wziąć opiekę? Poznaj warunki zasiłku pochodzi z serwisu Biuro Rachunkowe RBH.

Wcześniej wystarczyło wypełnić dane pracodawcy i podpisać. Aktualnie oświadczenie zawiera części od A do K, i zajmuje 3 strony A4.

Poskutkowało to też tym, że stał się zwyczajnie niejasny i skomplikowany, a pracownicy nie wiedzą, co zaznaczyć. Jednocześnie podwyższenie kwoty wolnej od podatku i wprowadzenie ulg, do których można się za pomocą tego oświadczenia zgłosić sprawiło, że treść ma ogromny wpływ na wysokość wynagrodzenia.

Różnice mogą sięgać tysięcy złotych!

Dlatego przychodzimy dziś z instrukcją, jak wypełnić PIT-2. Po kolei przejdziemy sobie części oświadczenia i wskażemy kiedy, co trzeba zaznaczyć i jakie to ma skutki. Zachęcamy do dzielenia się z instrukcją z pracownikami i znajomymi, którzy stają przed wyzwaniem jakim jest prawidłowe wypełnienie druku :).

Kto może wypełnić PIT-2?

Od kilku lat nie tylko pracownicy mogą złożyć PIT-2 pracodawcy, ale również zleceniobiorcy i wykonawcy umów o dzieło. Jednak dla jasności instrukcji będziemy posługiwać się słowem „pracownik”.

Należy pamiętać, że jeśli niektóre części oświadczenia nie dotyczą danego pracownika to nie trzeba ich w ogóle wypełniać.

Jak wypełnić PIT-2?

1. Dane podatnika (pracownika/zleceniobiorcy) i płatnika (pracodawcy/zleceniodawcy)

W polu nr 1 należy wpisać identyfikator podatkowy. Pole to znajduje się na pierwszej stronie, w lewym górnym rogu. Pracownik wpisuje w nim swój PESEL lub NIP (np. jak oprócz umowy masz również działalność gospodarczą).

Następnie przechodzimy niżej. W części A wpisuje się kolejno nazwisko (pole nr 2), pierwsze imię (pole nr 3) oraz datę urodzenia w formacie dzień – miesiąc – rok (pole nr 4).

Poniżej w części B wpisujemy pełną nazwę płatnika, czyli pracodawcy (lub zleceniodawcy). Pełna nazwa powinna znajdować się na umowie, można się nią wesprzeć, jeśli nie pamięta się pełnych danych.

2. Kwota zmniejszająca podatek – czyli części C i D.

Treść części C i D brzmi bardzo podobnie. Nastręcza ona najwięcej problemów, a jednocześnie właśnie od nich uzależnione jest uwzględnienie kwoty wolnej od podatku przy wyliczaniu wynagrodzenia. To kwota 300 zł miesięcznie.

Różnica polega na tym, że część D wypełniasz, gdy pracujesz w rolniczej spółdzielni produkcyjnej, innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolniczą. Będziesz go również wypełniać, gdy oświadczenie składasz organowi egzekucyjnemu wypłacającymi należności z tytułu pracy w imieniu zakładu pracy lub podmiotowi, który nie jest następcą prawnym zakładu pracy, a przejął jego zobowiązania z tytułu wypłaty wynagrodzeń.

Dlatego znakomitą większość podatników będzie interesować część C.

W polu 6 zaznaczasz, że wnosisz o to, aby ujmować przy wyliczaniu wynagrodzenia kwotę zmniejszającą podatek (kwota wolna od podatku). Możesz wybrać, czy ma być ujmowana w wysokości 1/12 (300 zł), 1/24 (150 zł), czy może w 1/36 (100 zł). Są to kwoty w ujęciu miesięcznym.

Jeśli masz tylko jednego pracodawcę wskazane jest, aby wybrać 1/12, czyli całą kwotę zmniejszającą podatek jaką dysponujesz. Dzięki temu będziesz zużywać na bieżąco całą kwotę wolną od podatku i o ile wysokość wynagrodzenia na to pozwoli otrzymywać wyższą kwotę niż bez tego oświadczenia.

Jeśli masz dwóch lub trzech pracodawców możesz podzielić kwotę (wtedy składasz PIT-2 z odpowiednim zaznaczeniem każdemu z nich z osobna). W przypadku dwóch pracodawców będzie to 1/24, w przypadku trzech 1/36.

Uwaga! Jeśli przez cały rok masz 4 pracodawców i wszystkim czterem oświadczysz, że chcesz wykorzystywać kwotę pomniejszającą podatek w wysokości 1/36 (100 zł miesięcznie) to przekroczysz przysługującą wysokość kwoty zmniejszającej podatek w całym roku. Oznacza to, że przy zeznaniu rocznym będzie trzeba zwrócić nienależnie otrzymane wynagrodzenie i odprowadzić podatek (mowa o 1200 zł, czyli 12 miesięcy * 100 zł). Dlatego tak ważne jest, by oświadczenie było zgodne ze stanem rzeczywistym.

Co jeśli nie złożysz oświadczenia o kwocie zmniejszającej podatek albo je wycofasz?

Pracodawca przy naliczaniu wynagrodzenia będzie musiał wyliczyć podatek i odprowadzić go do urzędu, bez uwzględnienia kwoty zmniejszającej podatek. Jednak pracownik nie traci tej kwoty! W zeznaniu rocznym ma do dyspozycji kwotę wolną od podatku w wysokości 3600 zł, niezależnie od tego ile było ujęte w trakcie roku. Dlatego jeśli podatek był nadpłacony i przez to wynagrodzenie niższe, to otrzyma zwrot przy zeznaniu podatkowym.

Przykład 1

3. Opodatkowanie wraz z małżonkiem lub jako rodzic samotnie wychowujący dziecko

Standardowo dochody z umowy o pracę podlegają opodatkowaniu stawką 12% do kwoty 120 000 zł dochodu (podstawy opodatkowania) i 32% powyżej tej kwoty. Złożenie oświadczeń z części E umożliwia zastosowanie stawki 12% do dochodów uzyskanych do końca roku, w którym złożono oświadczenie.

Opodatkowanie razem z małżonkiem i jako rodzic samotnie wychowujący dziecko – kiedy warto złożyć oświadczenie i jakie są zagrożenia?

W przypadku, gdy Twój małżonek zarabia znacznie poniżej 120 000 zł dochodu rocznie lub w ogóle nie pracuje, a Twoje dochody przekraczają 120 000 zł rocznie złożenie oświadczenia sprawi, że już w trakcie roku całość Twoich dochodów będzie opodatkowana stawką 12% (nawet jeśli kwota ta znacznie przewyższy kwotę pierwszego progu podatkowego). Nie ma również przeciwwskazań do złożenia tego oświadczenia, gdy Twoje dochody nie przekroczą 120 000 zł.

Podobnie będzie w przypadku rodziców samotnie wychowujących dzieci. Pomimo zarobku przewyższającego pierwszy próg podatkowy (120 000 zł), całość dochodów będzie opodatkowana stawką 12%. Właśnie ze względu na opodatkowanie wraz z dzieckiem, które się wychowuje.

Jednak wśród tych przepisów istnieje jedna wręcz irracjonalna rzecz. Po złożeniu oświadczenia o wspólnym opodatkowaniu z małżonkiem lub dzieckiem całość dochodów danej osoby będzie opodatkowana stawką 12%. Nawet jeśli suma dochodów w roku znacznie przekroczy 240 000 zł (czyli podwójną wartość pierwszego progu podatkowego). Nadwyżka ponad 240 000 zł wciąż będzie opodatkowana w ciągu roku stawką 12%. W zeznaniu różnicę w podatku będzie trzeba dopłacić.

4. Podwyższone pracownicze koszty uzyskania przychodów

W sytuacji, gdy zakład pracy znajduje się poza miejscowością, w której mieszkasz, a także nie otrzymujesz dodatku za rozłąkę, możesz korzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Należą się one również pracującym zdalnie. W takiej sytuacji możesz złożyć oświadczenie w części H, pole 12, dotyczące spełniania warunków korzystania z podwyższonych kosztów uzyskania przychodów.

5. Ulga dla 4+, dla pracujących seniorów i na powrót

Ulgi, które można zaznaczyć w części G umożliwiają uzyskanie przychodów zwolnionych z podatku dochodowego aż do kwoty 85 528 zł rocznie!

Żeby móc z nich skorzystać trzeba spełnić określone warunki. Samo zgłoszenie korzystania z ulgi jest bardzo proste – wystarczy w części G zaznaczyć w punkcie 14 – w pierwszym punkcie – ulgę na powrót (wraz z okresem kiedy chce się z niej korzystać;), ulgę dla rodzin 4+ (w drugim punkcie) lub ulgę dla pracujących seniorów (w trzecim punkcie). W przypadku oświadczenia spełnienie warunków zwolnienia niezgodnego z prawdą występuje odpowiedzialność karna za złożenie fałszywego oświadczenia.

Oświadczenie jest ważne od momentu jego złożenia do końca roku podatkowego. Dlatego, gdy w nowym roku ponownie chcesz korzystać z tych ulg i spełniasz warunki – złóż ponownie aktualizację PIT-2.

Poniżej opisujemy krótko kto może skorzystać z poszczególnych ulg.

Kto może skorzystać z ulgi na powrót?

Osoba, która m.in. przez co najmniej 3 lata poprzedzające rok, w którym spełniła warunki korzystania z ulgi (powrót do Polski) posiadała miejsce zamieszkania poza terytorium Polski. Ulga może być stosowana przez 4 kolejno następujące po sobie lata.

Ulga 4+ – na czym polega?

Z ulgi 4+ mogą korzystać osoby, które mają na wychowaniu co najmniej czworo dzieci. Więcej o tej uldze przeczytasz tutaj.

Ulga dla pracujących seniorów – komu przysługuje?

Pracujący seniorzy niepobierający emerytury (ale mający do niej prawo) mogą skorzystać z ulgi dla pracujących seniorów. Więcej o tej uldze przeczytasz tutaj.

Jednak, gdy tracisz prawo do korzystania z ulg należy ponownie złożyć PIT-2 zaznaczając w polu 15, iż wycofujesz uprzednio złożone oświadczenie. Pamiętaj o tym, by przy zmianie okoliczności zaktualizować oświadczenie.

6.Jak wypełnić PIT-2 – wniosek o niestosowanie ulgi dla młodych lub pracowniczych kosztów uzyskania przychodów?

Ulga dla młodych i pracownicze koszty uzyskania przychodów są domyślnie stosowane przy naliczaniu płac. Nie trzeba w tym celu składać żadnych dodatkowych oświadczeń. Inaczej jest, gdy chcesz z nich zrezygnować.

W części H PIT-2 możesz oświadczyć w polu 16, że chcesz, aby zaliczki na podatek były liczone bez stosowania ulgi dla młodych (pierwszy kwadrat) lub pracowniczych kosztów uzyskania przychodów (drugi kwadrat).

Jeśli ulga dla młodych Ci nie przysługuje nie musisz tego deklarować. Możesz zupełnie pominąć to pole.

Rezygnacja z naliczania pracowniczych kosztów uzyskania przychodów przy obliczaniu wynagrodzenia nie zmienia faktu, że przy sporządzaniu rocznego zeznania podatkowego możesz ująć koszty w przysługującej Ci wysokości.

7. Rezygnacja ze stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów

50% koszty uzyskania przychodów występują np. w przypadku przeniesienia praw autorskich. Może się jednak zdarzyć, że koszty przekroczą roczny limit kosztów uzyskania przychodów 50% w kwocie 120 000 zł. W takiej sytuacji możesz złożyć oświadczenie o ich niestosowanie (pole 18). Dzięki temu nie wystąpi niedopłata w zeznaniu rocznym i zaliczki będą pobierane w wyższej wysokości już w trakcie roku.

Jeśli jednak nie przekroczysz tej kwoty to możesz całkowicie pominąć część I PIT-2.

8. Wniosek o niepobieranie zaliczek w trakcie roku – czyli jak zrobić by nie płacić podatku?

W punkcie 20 możesz zaznaczyć „tak” oraz wpisać rok, w którym wnioskujesz o niepobieranie zaliczek na podatek, jeśli Twoje dochody w danym roku nie przekroczą kwoty 30 000 zł. Jest to wartość kwoty wolnej od podatku na rok, czyli kwoty do wysokości, której nie płaci się w ogóle w danym roku podatku dochodowego.

9. Ostatnia część PIT-2, czyli część K – data i podpis

To już koniec PIT-2, ale wciąż ważna! Oświadczenie jest ważne od daty złożenia. Ważne jest również, aby było podpisane.

Jak wypełnić PIT-2 – najczęstszy schemat oświadczenia

W naszej praktyce bardzo często spotykamy się z problemem z wypełnieniem PIT-2. Poniżej przedstawiamy najczęstszy schemat wypełnienia oświadczenia (1 pracodawca, zamieszkiwanie w tej samej miejscowości co zakład pracy). Nie jest on uniwersalny i należy go zawsze dostosować do swojej indywidualnej sytuacji.

• pole 1 – identyfikator
• Część A – i B dane podatnika i pracodawcy (pola 2-5)
• Część C, pole 6 – pierwszy kwadrat – 1/12 kwoty zmniejszającej podatek
• część K – pola 22 i 23.

Podsumowanie

Mamy nadzieję, że nasz poradnik pomoże Wam odpowiednio wypełnić oświadczenia zawarte w PIT-2. Najważniejsze jest, by były adekwatne do faktycznej sytuacji pracownika. Istotne jest również, aby w razie zmiany okoliczności pamiętać o aktualizacji PIT-2 i złożeniu nowego oświadczenia lub wycofaniu już złożonego.

Artykuł PIT-2 – jak wypełnić skomplikowane i ważne oświadczenie? pochodzi z serwisu Biuro Rachunkowe RBH.