Zakup kasy fiskalnej dla przedsiębiorcy to zazwyczaj spory i w domyśle obciążający wydatek. Jak większość tego typu wydatków z założenia ma wydźwięk negatywny. Ulga na zakup kasy fiskalnej jest sposobem, by rozpoczęcie ewidencji było mniej dokuczliwe dla portfela.
Ale po kolei!
Nie każdy musi posiadać kasę fiskalną – czyli kilka słów o zwolnieniach
Mamy zwolnienie podmiotowe i przedmiotowe. Większość działalności zaczyna od zwolnienia podmiotowego, czyli związanego z wysokością obrotu.
Limit zwolnienia z obowiązku rejestracji sprzedaży na kasie fiskalnej wynosi 20 000 zł rocznie. Jeśli w danym roku wystąpiła pierwsza sprzedaż na rzecz osoby prywatnej to limit pomniejszamy proporcjonalnie. Dla podatników VAT zwolnionych jest to kwota brutto, dla podatników VAT czynnych jest to kwota netto.
Po przekroczeniu limitu masz 2 pełne miesiące kalendarzowe na zakup kasy fiskalnej.
Mamy też zwolnienie przedmiotowe. Czyli takie, które jest związane ze szczegółami transakcji. Może to zależeć od rodzaju usługi lub towaru, ale także od formy płatności.
Więcej o zwolnieniach przeczytasz w naszym wcześniejszym artykule -> Zwolnienie z kasy fiskalnej – czy możesz z niego skorzystać? (Link otworzy się w nowej karcie)
Obowiązkowa kasa fiskalna – dla kogo?
Żeby nie było tak kolorowo, poza zwolnieniami, mamy również szereg branż, które muszą mieć kasę fiskalną i rejestrować na niej sprzedaż już od pierwszej złotówki. Czyli przed dokonaniem pierwszej sprzedaży trzeba mieć kasę fiskalną.
Dotyczy to m.in. kosmetyczek, fryzjerek, sprzedaży silników i części samochodowych.
Katalog jest znacznie szerszy i w 2025 roku wzbogacił się o kilka pozycji.
O wszystkich branżach objętych obowiązkową kasą fiskalną pisaliśmy w naszym artykule -> Obowiązkowa kasa fiskalna? Sprawdź czy Ciebie to dotyczy! (Link otworzy się w nowej karcie)
Nadszedł ten dzień – musisz kupić pierwszą kasę fiskalną – co teraz?
Niezależnie od powodu, przez który stoisz przed zakupem kasy fiskalnej, postępowanie będzie takie samo. Aktualnie w ramach stacjonarnych kas fiskalnych można zakupić wyłącznie kasy fiskalne online, które przesyłają do tzw. Centralnego Repozytorium Kas dane dotyczące sprzedaży. Przez to muszą mieć dostęp do internetu, co najmniej w momencie, gdy są w użytku.
W pierwszym kroku wybierz sprzęt, który chcesz zakupić. Jeśli nie masz pomysłu jaki wybór będzie dla Ciebie najlepszy, warto skonsultować się z punktem sprzedającym kasy i drukarki fiskalne. Wybór jest spory.
Niezbyt dobrym pomysłem będzie zakup po kosztach używanej kasy fiskalnej. Te urządzenia mają to do siebie, że są przypisane do danej firmy i przy zakupie urządzenia z drugiej ręki trzeba się liczyć z wymianą „wnętrza”, którego koszt wyniesie praktycznie tyle, co zakup nowej kasy, a nie będzie przysługiwała Ci ulga.
Kto może skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej?
Przedsiębiorcy, którzy zakupili swoją pierwszą kasę online i zaczęli jej używać w ciągu 6 miesięcy od dnia, w którym rozpoczęli ewidencjonowanie sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej, mogą skorzystać z ulgi.
Ulga przysługuje zarówno podatnikom VAT czynnym jak i VAT zwolnionym, choć sam proces pozyskania ulgi się różni (ale o tym w dalszej części). O ulgę mogą się również starać osoby prowadzące działalność nierejestrowaną.
Poza warunkiem rozpoczęcia używania kasy w ciągu 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia ewidencji jest jeszcze jeden:
- Twoja firma została objęta obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej i rozpocząłeś prowadzenie tej ewidencji na kasie online, lub
- Twoja firma nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i dotąd w ogóle nie używałeś kasy fiskalnej, ale zdecydowałeś, że będziesz prowadził taką ewidencję na kasie online.
Jeśli będziesz prowadzić ewidencję sprzedaży przy użyciu kilku kas online, przysługuje ci ulga na zakup każdej z nich. Jednak aby z niej skorzystać musisz rozpocząć ewidencję przy użyciu każdej z kas, w każdym punkcie sprzedaży, w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej.
Reasumując, aby skorzystać ze zwrotu musisz:
- zakupić kasę fiskalną i zacząć jej używać maksymalnie w ciągu 6 miesięcy od rozpoczęcia ewidencji,
- zakończyć pierwszy miesiąc ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej,
- wykazać odpowiednio zwrot w deklaracji VAT lub złożyć wniosek o zwrot (o tym w dalszej części).
Ulga przysługuje na:
- zakup nowej kasy online (również w przypadku zakupu na raty)
- zakup drukarki fiskalnej (która wymaga dodatkowego oprogramowania do prawidłowego działania)
Ulga nie przysługuje w przypadku:
- zakupu używanej kasy fiskalnej,
- użytkowania kasy na mocy umowy dzierżawy, leasingu, najmu lub umowy o podobnym charakterze,
- zakupu kas fiskalnych w celu ich dalszego wynajmu, dzierżawy lub leasingu.
Jaka jest wysokość ulgi na zakup kasy fiskalnej?
Ulga przysługuje w wysokości 90% kwoty zakupu netto kasy fiskalnej, ale nie więcej niż 700 zł.
Forma realizacji ulgi zależy od tego, czy firma jest podatnikiem VAT czynnym czy zwolnionym.
Co istotne – prawo do zwrotu jest bezterminowe. Możesz starać się o zwrot
Ulga na zakup kasy fiskalnej dla podatników VAT czynnych
Jeśli jesteś „VAT-owcem” wystarczy kwotę ulgi odliczyć w deklaracji VAT. Może to nastąpić w pierwszym okresie, w którym rejestrujesz sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej.
W przypadku naszych Klientów od początku prowadzimy ich w procesie pozyskania ulgi, odpowiednio wykazujemy ją w deklaracji VAT i jest ona odliczona od kwoty podatku do zapłaty.
Jeśli w danym miesiącu lub kwartale nie wystąpi podatek do zapłaty, kwota może zostać zwrócona na konto (zgodnie z zasadami zwrotów podatku z deklaracji) lub przeniesiona na kolejną deklarację VAT do rozliczenia.
Ulga na zakup kasy fiskalnej dla podatników VAT zwolnionych
Aby uzyskać zwrot, będąc podatnikiem VAT zwolnionym, należy złożyć wniosek do urzędu skarbowego.
Możesz to zrobić:
- na piśmie (osobiście lub pocztą) – wzór wniosku ze strony biznes.gov.pl
- w formie elektronicznej (za pośrednictwem e-urzędu skarbowego)
Wniosek musi zawierać: imię i nazwisko (w przypadku osób fizycznych) lub nazwę firmy (w przypadku osób prawnych np. spółek z o.o.), adres, NIP, numer rachunku bankowego do zwrotu.
Do wniosku należy dołączyć:
- oryginał faktury za zakup kasy fiskalnej oraz dowodu zapłaty całej należności za kasę (uwaga! w przypadku zakupu ratalnego możliwość skorzystania z ulgi pojawi się dopiero po zapłacie ostatniej raty)
- dane serwisu kas, który dokonał fiskalizacji kasy,
- kopię raportu fiskalnego miesięcznego.
Jeśli w ramach działalności prowadzisz przewozy taksówką, we wniosku należy wpisać numer licencji, numer rejestracyjny i boczny taksówki oraz kopię świadectwa ponownej legalizacji taksometru współpracującego z kasą.
Zwrot otrzymasz w ciągu 25 dni od złożenia wniosku do naczelnika urzędu skarbowego. Przyjdzie on na konto wpisane we wniosku.
Kiedy trzeba zwrócić kwotę ulgi?
Czasem zdarza się, że przedsiębiorca kupując kasę fiskalną już wie, że nie będzie jej długo używał. Może tak być np. ze względu na zbliżającą się emeryturę lub plany względem firmy. W takiej sytuacji warto poważnie rozważyć czy jest sens zwracać się o przyznanie ulgi, ponieważ może okazać się, że będzie trzeba ją zwrócić.
Musisz zwrócić kwotę ulgi, jeśli w okresie 3 lat od rozpoczęcia prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej:
- przestaniesz używać kasy online (np. zamkniesz firmę),
- trwale i bez zgody naczelnika nie zapewnisz połączenia umożliwiającego przesyłanie danych między kasą fiskalną, a Centralnym Repozytorium Kas,
- nie zgłosisz kasy fiskalnej do obowiązkowego przeglądu technicznego, co najmniej raz na 2 lata.
Jeśli któryś z powyższych warunków zaistnieje w ciągu pierwszych trzech lat to musisz zwrócić ulgę za zakup kasy fiskalnej. Jeśli nie – ulgi nie trzeba zwracać.
W przypadku podatników VAT czynnych, korektę ulgi wykazuje się w deklaracji VAT i może wystapić potrzeba zwrotu pieniędzy na rachunek urzędu skarbowego do 25 dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym, w którym doszło do okoliczności powodujących potrzebę zwrotu ulgi (np. zamknięcia firmy).
W przypadku podatników VAT zwolnionych, należy zwrócić ulgę na rachunek właściwego urzędu skarbowego do końca kolejnego miesiąca po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie zwrotu.
Podsumowanie – ulga na zakup kasy fiskalnej
Skorzystanie z ulgi to możliwość oszczędzenia do 700 zł (w przypadku jednej kasy). Podczas wyboru odpowiedniego urządzenia warto skonsultować się serwisem lub sprzedawcą kas fiskalnych, który przedstawi plusy i minusy konkretnych urządzeń.
Zdecydowanie najważniejszymi krokami są:
- analiza warunków przyznania ulgi oraz czynników, które powodują obowiązek zwrotu ulgi,
- wybór odpowiedniego sprzętu i kontakt z serwisem,
- złożenie wniosku o zwrot / wykazanie ulgi w deklaracji VAT
Jako biuro rachunkowe pomagamy naszym klientom w analizie warunków oraz przygotowaniu wniosków, a także odpowiednim wykazaniu ulgi w deklaracji VAT.
