Kiedy pracodawca może zapłacić pracownikowi za urlop?
Zdarzają się sytuacje, w których pracownik latami gromadzi urlop, a pracodawca nie przypilnował pracownika, aby wykorzystał go najpóźniej do 30 września kolejnego roku. Nagle pracownik przychodzi, że chciałby, aby pracodawca nie udzielał mu urlopu, bo woli otrzymać równowartość pieniężną. Czy można tak zrobić? Nie!
Prawo do urlopu wypoczynkowego jest niezbywalne, co oznacza, że pracownik nie może zrzec się tego prawa ani zamienić go na pieniądze wedle własnego uznania. Jednak w określonych sytuacjach przepisy przewidują obowiązek wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. W artykule omawiamy, kiedy powstaje taki obowiązek, jak obliczyć ekwiwalent oraz jakie błędy popełniają pracodawcy.
Kiedy powstaje prawo do wypłaty za urlop?
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop przysługuje wyłącznie wtedy, gdy:
- dochodzi do rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, i jednocześnie
- pracownik ma niewykorzystany urlop wypoczynkowy (bieżący lub zaległy).
Podstawą prawną jest art. 171 § 1 Kodeksu pracy:
„W razie niewykorzystania przysługującego urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny.”
Kiedy ekwiwalent nie przysługuje?
Jeśli pracownik przechodzi do nowego pracodawcy na podstawie porozumienia między zakładami pracy strony mogą postanowić, że urlop przejdzie na nowego pracodawcę – wówczas nie wypłaca się ekwiwalentu.
Nie ma również podstaw do wypłaty ekwiwalentu:
- w trakcie trwania zatrudnienia (nawet jeśli pracownik nie chce iść na urlop i woli równowartość pieniężną),
- za urlop na żądanie, który nie został zgłoszony,
- za urlop dodatkowy, który nie wynika z kodeksu pracy, a z regulaminu zakładu (chyba że regulamin tak stanowi).
Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?
Wysokość ekwiwalentu zależy od:
- liczby dni niewykorzystanego urlopu,
- podstawy wynagrodzenia – zgodnie z rozporządzeniem MPiPS,
- współczynnika ekwiwalentu – ustalanego co roku
Przykład: Pracownik odchodzi z pracy z wynagrodzeniem miesięcznym brutto 6 000 zł i ma 5 dni niewykorzystanego urlopu:
- stawka dzienna = 6 000 zł / 20,75 ≈ 289,16 zł,
- ekwiwalent = 289,16 zł × 5 dni ≈ 1 446 zł brutto.
W wyliczeniach można również skorzystać z kalkulatora. Warto korzystać z rzetelnych stron np. Gofin.
Terminy wypłaty ekwiwalentu
Ekwiwalent należy wypłacić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę – najlepiej razem z ostatnim wynagrodzeniem.
Opodatkowanie i oskładkowanie
Ekwiwalent za urlop jest traktowany jak normalny przychód ze stosunku pracy, dlatego podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym oraz składkom na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Najczęstsze błędy pracodawców
- niewypłacenie ekwiwalentu w terminie,
- błędne wyliczenie podstawy ekwiwalentu,
- wypłata ekwiwalentu bez rozwiązania stosunku pracy,
- nieuwzględnienie urlopu zaległego.
Podsumowanie – kiedy można zapłacić pracownikowi za urlop?
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to obowiązkowe świadczenie pieniężne, które przysługuje wyłącznie w przypadku zakończenia stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek jego terminowej i prawidłowej wypłaty. Warto dokładnie przeanalizować sytuację pracownika, by uniknąć sporów i kontroli ze strony inspekcji pracy. Pomoc kadrowo-płacowa może być w tym zakresie nieoceniona. Zapraszamy do kontaktu.
