Wielu przedsiębiorców zadaje sobie pytanie, kto OBOWIĄZKOWO musi posiadać kasę fiskalną. Określa to Rozporządzenie, które od 2025 roku wprowadziło pewne zmiany rozszerzając obowiązek o kolejne branże!
Czy każdy musi posiadać kasę fiskalną? Kilka słów o zwolnieniach
Nie. Wyróżniamy zwolnienia przedmiotowe (związane z przedmiotem transakcji) i podmiotowe (związane z limitem obrotu).
Zwolnienie podmiotowe
Zwolnienie podmiotowe z obowiązku rejestracji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej (fiskalnej) dotyczy osób, które nie przekroczyły 20 000 zł obrotu z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności oraz rolnikami ryczałtowymi w danym roku.
Jednak jeśli to pierwszy rok sprzedaży dla w/w osób limit zmniejsza się proporcjonalnie do okresu od dnia pierwszej sprzedaży (!). Czyli limit liczymy od sprzedaży na rzecz osoby prywatnej, a nie np. od daty rozpoczęcia działalności. To częsty błąd.
Przykład I.
Pani Ania prowadzi działalność od 2015 roku i zajmuje się dekoracjami florystycznymi. Dotychczas całość sprzedaży realizowała w ramach usług dekoratorskich dla firm. Jednak 4 kwietnia 2023 roku zrealizowała po raz pierwszy sprzedaż na rzecz osoby prywatnej (Pana Adriana) i otrzymała zapłatę gotówką.
Rok 2023 miał 365 dni. Od 4 kwietnia do końca roku pozostało 272 dni.
20 000 zł : 365 dni x 272 dni = 14 904,11 zł (wynik zaokrąglamy do 2 cyfry po przecinku)
Ale na szczęście nie trzeba liczyć tego samodzielnie! Można skorzystać z zaufanych narzędzi. Ważne, by były sprawdzone, ponieważ w internecie można znaleźć mnóstwo kalkulatorów, które liczą źle. Limit do kasy fiskalnej świetnie policzy kalkulator GOFIN-> LINK (otworzy się w nowej karcie). Niemniej warto wiedzieć jak sprawdzić, czy tym razem się nie pomylił.
Przykład II.
Pani Ania w 2023 roku nie przekroczyła limitu do kasy fiskalnej. W kolejnym roku postanawia kontynuować swoją ofertę dla osób prywatnych. Ze względu na fakt, że pierwsza sprzedaż już wystąpiła w 2024 roku korzystała z pełnej kwoty limitu wynoszącej 20 000 zł.
Po przekroczeniu limitu masz 2 pełne miesiące kalendarzowe na zakup kasy fiskalnej.
Przykład III.
Przekraczasz limit sprzedażą z dnia 2 maja 2024. Masz czas do końca lipca na zakup kasy fiskalnej i rozpoczęcie rejestracji.
Jeśli przekroczysz limit ostatniego dnia maja, czas na zakup kasy jest taki sam.
Co istotne! Jeśli spełnisz odpowiednie warunki możesz skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej.
Zwolnienie przedmiotowe, czyli dotyczące przedmiotu sprzedaży i samej transakcji
Tych zwolnień jest mnóstwo! Mówi o nich załącznik nr I do Rozporządzenia. Znajdują się tam m.in. sprzedaż energii elektrycznej, biletów lotniczych, gazu, dzierżawa gruntów.
Co dla wielu firm istotne znajduje się tam również możliwość zwolnienia ze względu na formę płatności!
Mowa o sytuacji, gdy świadczy się usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, jeśli w całości zapłatę otrzyma się za pośrednictwem poczty, banku, rachunku SKOK, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła dana wpłata.
Drugą sytuacją jest dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi). W takiej sytuacji do czynników wynikających z samej płatności, analogicznie jak przy świadczeniu usług, dochodzi nam kwestia wysyłki towaru. Jeśli klient odbierze przesyłkę samodzielnie – tracisz prawo do tego zwolnienia.
Kto ma OBOWIĄZEK posiadania kasy fiskalnej od pierwszej sprzedaży?
Kody CN i kody PKWiU precyzują nam zakres danego towaru czy czynności, aby podatnik miał pewności, że dotyczy to właśnie jego. Zestawienia kodów z łatwością można znaleźć w internecie. Wyrażenie „ex” oznacza, że stosujemy daną kategorię tylko w części.
Rozporządzenie z końca 2024 roku, rozszerzyło nam katalog czynności obligujących do zakupu kasy fiskalnej. Dla przedsiębiorców, którzy przed rokiem 2025 roku realizowali sprzedaż danych towarów lub usług, przewidziano przepisy przejściowe. Dla nich termin zmian jest rozłożony w czasie od lipca 2025 aż do kwietnia 2027 (w zależności od czynności). Więcej o tym pisaliśmy w tym artykule (link).
Kasę fiskalną musi posiadać każdy, kto dokonuje dostawy:
- gazu płynnego;
- części do silników (CN 8409 91 00 i 8409 99 00);
- silników do napędu pojazdów i motocykli, silników spalinowych tłokowych z zapłonem iskrowym i samoczynnym do różnego rodzaju jednostek, w tym motocykli (CN 8407 i 8408);
- nadwozi do pojazdów silnikowych (CN 8707);
- przyczep i naczep (CN 8716 10, 8716 31 00, ex 8716 39, 8716 40 00), kontenerów (CN 8609 00);
- części do przyczep, naczep i pozostałych pojazdów bez napędu mechanicznego (CN 8716 90)
- części i akcesoriów do pojazdów silnikowych (CN 8708, 9401 99 20 i 9401 99 80), to jest do:
– ciągników,
– pojazdów silnikowych do przewozu dziesięciu lub więcej osób z kierowcą,
– samochodów i pozostałych pojazdów silnikowych przeznaczonych zasadniczo do przewozu osób, włącznie z samochodami osobowo-towarowymi (kombi) oraz samochodami wyścigowymi,
– pojazdów silnikowych do transportu towarów,
– pojazdów silnikowych specjalnego przeznaczenia, innych niż te zasadniczo przeznaczone do przewozu osób lub towarów, w szczególności: pojazdów pogotowia technicznego, dźwigów samochodowych, pojazdów strażackich, betoniarek samochodowych, zamiatarek, polewaczek, przewoźnych warsztatów, ruchomych stacji radiologicznych
– z wyłączeniem motocykli,
- komputerów stacjonarnych i przenośnych, w tym laptopów i tabletów, oraz urządzeń peryferyjnych do nich, konsol do gier, części do komputerów i konsol,
- wyrobów elektronicznych, w tym odbiorników telewizyjnych i radiowych, gramofonów, głośników, telefonów, w tym smartfonów, smartwatchów, anten, wyświetlaczy, monitorów, aparatów do zapisu lub odtwarzania obrazu i dźwięku, nawigacji, urządzeń pamięci trwałej, taśm, dysków, urządzeń alarmowych,
- wyrobów optycznych, w tym lornetek, lunet, rzutników,
- silników elektrycznych, prądnic i transformatorów,
- sprzętu fotograficznego, w tym cyfrowych i konwencjonalnych aparatów fotograficznych, soczewek, obiektywów, kamer, projektorów filmowych,
- wyrobów z metali szlachetnych lub z udziałem tych metali, których dostawa nie może korzystać ze zwolnienia od podatku VAT,
- zapisanych i niezapisanych nośników danych cyfrowych i analogowych,
- wyrobów przeznaczonych do użycia, oferowanych na sprzedaż lub używanych jako paliwa silnikowe albo jako dodatki lub domieszki do paliw silnikowych, bez względu na kod CN,
- wyrobów tytoniowych (CN 2401, 2402, 2403), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- napojów alkoholowych o zawartości alkoholu powyżej 1,2 %, napojów alkoholowych będących mieszaniną piwa i napojów bezalkoholowych, w których zawartość alkoholu przekracza 0,5 % (bez względu na kod CN), z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów,
- wyrobów klasyfikowanych do CN 2404 i 8543 40 00, przeznaczonych do palenia lub do wdychania bez spalania, z wyłączeniem towarów dostarczanych na pokładach samolotów (nowość od 2025 roku),
- wyrobów zawierających w swym składzie alkohol etylowy o objętościowej mocy powyżej 50 % objętości, nieprzeznaczonych do spożycia przez ludzi, w tym rozpuszczalników, płynów odkażających, rozcieńczalników farb, płynów do odmrażania (nowość od 2025 roku),
- węgla, brykietów i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu, przeznaczonych do celów opałowych. Nie dotyczy sytuacji, gdy sprzedaży dokonuje przedsiębiorstwo górnicze, a całość udokumentowana jest fakturą, a także przypadku zakupu przez gminę węgla kamiennego z przeznaczeniem do sprzedaży dla gospodarstw domowych w ramach zakupu preferencyjnego (nowość od 2025 roku);
- towarów przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) i wydają towar. Nie dotyczy to maszyn mechanicznych bez dostępu do zasilania elektrycznego oraz sprzedaży w zakresie energii elektrycznej (nowość od 2025 roku);
Obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy również podatników, którzy dokonują świadczenia usług:
- przewozów pasażerskich w samochodowej komunikacji, z wyłączeniem przewozów miejskich rozkładowych pasażerskich z wyjątkiem transportu kolejowego.
- taksówek (PKWiU 49.32.11.0), z wyłączeniem wynajmu samochodów osobowych z kierowcą,
- naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania,
- w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów,
- w zakresie badań i przeglądów technicznych pojazdów,
- w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów (z wyłączeniem usług świadczonych osobiście przez osoby niewidome posiadające orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności (również gdy zatrudniają osoby niewidome));
- prawniczych, z wyłączeniem czynności notarialnych)
- doradztwa podatkowego,
- związanych z wyżywieniem (PKWiU ex 56.10, 56.21, ex 56.29, ex 56.30), wyłącznie:
– świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz
– usług przygotowywania żywności dla odbiorców zewnętrznych (catering),
Nie dotyczy usług świadczonych na pokładach samolotów oraz usług stołówek w placówkach, udostępnianych wyłącznie dla uczniów, studentów i innych podopiecznych oraz nauczycieli i personelu;
- fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,
- kulturalnych i rozrywkowych – wyłącznie w zakresie wstępu na przedstawienia cyrkowe,
- związanych z rozrywką i rekreacją – wyłącznie w zakresie wstępu do wesołych miasteczek, parków rozrywki, na dyskoteki, sale taneczne,
- mycia, czyszczenia samochodów i podobnych usług (PKWiU 45.20.30.0),
- parkingu samochodów i innych pojazdów (nie dotyczy parkingów dla pracowników), (nowość od 2025 roku),
- przy użyciu urządzeń, w tym wydających bilety, obsługiwanych przez klienta, które również w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie, banknotach lub innej formie (bezgotówkowej) (nowość od 2025 roku).
Obowiązku posiadania kasy fiskalnej w części przypadków nie będą mieć przedsiębiorcy sprzedający towar na rzecz swoich pracowników lub członków spółdzielni mieszkaniowej. Wyjątki będą również w przypadku sprzedaży na odległość towarów importowanych, rozliczanych w procedurze szczególnej (o której mowa w dziale XII w rozdziale 9 ustawy).
Wyjątek występuje również w przypadku świadczenia usług w zakresie opieki medycznej (j/w), prawniczych i doradztwa podatkowego, które mają miejsce wyłącznie przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość, lub których rezultat jest przekazywany wyłącznie przy wykorzystaniu tych środków. Oznacza to płatność w całości na konto z możliwością identyfikacji danej transakcji oraz świadczenie danej usługi na odległość.
W przypadku usług finansowych i ubezpieczeniowych również mamy do czynienia z wyjątkiem.
Podsumowanie
Jak widzisz, lista obowiązkowego stosowania kasy fiskalnej jest długa i wciąż się wydłuża. Ma to na celu zwiększenie kontroli nad przepływem pieniędzy na linii przedsiębiorca – osoby fizyczne. Warto pamiętać o tej liście na początku działalności oraz gdy planujesz wprowadzić nowy towar lub usługę.
