(orientacyjny czas czytania: 5 minut)
Jak znaleźć dobre biuro rachunkowe?
To pytanie zadaje sobie dużo osób, szczególnie na przełomie roku. Nie tylko ze względu na to, że na nowy rok zakłada się dużo działalności, ale też z tego powodu, że przełom roku to dobry moment na zmianę księgowości.
Dlaczego wybór odpowiedniego biura rachunkowego jest ważny?
Wybór dobrego i odpowiedniego dla działalności biura rachunkowego jest bardzo istotny. Błędy lub źle prowadzone księgi i ewidencje mogą powodować kłopoty, które będą ciągnęły się latami. Pominiemy już kwestię konsekwencji podatkowych i karno-skarbowych.
Dlatego dziś przychodzimy z subiektywnym przewodnikiem „Jak znaleźć dobre biuro rachunkowe i na co zwrócić uwagę?” 😉
Gdzie szukać biura rachunkowego?
- wśród znajomych – jeśli masz wśród nich przedsiębiorców to warto zapytać. Może mają do polecenia świetną księgowość?
- wyszukiwarki internetowe – coraz więcej biur ma strony internetowe, czasem bardzo rozbudowane, na których możesz poznać sposób działania danego biura i dowiedzieć się jak możesz rozpocząć z nimi współprace oraz co oferują.
- media społecznościowe – pełnią podobną rolę jak strona internetowa. Prawdopodobnie księgowych znajdziesz na wszystkich platformach. Do nas możesz zajrzeć tutaj: LinkedIn i Facebook (linki otworzą się w nowej karcie).
- Google Maps – szukasz lokalnie? Google maps to świetne miejsce, by poszukać wizytówek firm w Twojej okolicy.
Gdy szukasz biura rachunkowego dla swojej firmy zwróć uwagę na te rzeczy:
➡ Czy biuro ma ubezpieczenie OC i co się w nim zawiera?
Po co biurowi ubezpieczenie OC? Dla bezpieczeństwa klientów i samego biura. Błędy się zdarzają, choćbyśmy się starali wyeliminować do zera. Dzięki odpowiedniej polisie obydwie strony są zabezpieczone w razie wystąpienia błędu niosącego za sobą konsekwencje finansowe. Co do zasady obowiązkowe ubezpieczenie OC biur rachunkowych obejmuje usługowe prowadzenie ksiąg handlowych. Czyli nie ma w nim usług kadrowo-płacowych, rozliczeń ZUS czy prowadzenia ksiąg podatkowych (np. księgi przychodów i rozchodów).
Nasze biuro rachunkowe posiada ubezpieczenie obejmujące wszystkie usługi jakie świadczymy wraz z dodatkowymi klauzulami.
➡ Czy oferują możliwość reprezentowania Cię przed różnymi organami?
Urzędy nie tylko przychodzą na kontrole, ale coraz częściej realizują czynności sprawdzające. Z naszego doświadczenia wynika, że nie zawsze biura rachunkowe reprezentują swoich klientów przed organami podatkowymi. Jeśli zależy Ci na tym elemencie – zwróć uwagę przed podpisaniem umowy, czy w razie potrzeby biuro Cię będzie reprezentować.
W Biuro Rachunkowe RBH, o ile to możliwe, staramy się jak najmniej angażować przedsiębiorców w kontakty z urzędami. O wielu czynnościach sprawdzających nasi klienci dowiadują się po fakcie, gdy sprawa jest już zamknięta. Urzędy często od razu dzwonią bezpośrednio do nas, gdy są potrzebne dodatkowe wyjaśnienia.
➡ Co zawiera się w usłudze?
To pytanie początkującym może się wydawać dziwne. Księgowość w podatkowej księdze przychodów i rozchodów czy pełna księgowość w różnych biurach to pewnie te same rzeczy! Niestety nie do końca. Czasem cena wyjściowa może być dużo niższa, ale dosłownie za wszystko, łącznie z kontaktem telefonicznym z księgowym będzie dodatkowa opłata.
Podczas przygotowania umowy o świadczenie usług księgowych, wyłuszczamy klientowi jakich dokładnie kosztów może się spodziewać, co zawiera się w cenie usługi, a za co może być potrzeba zlecenia dodatkowej usługi, która podwyższy jednorazowo wartość faktury. Oferujemy zarówno obsługę księgową (najmy prywatne, księgowość uproszczona, pełna księgowość) jak i obsługę kadrowo-płacową. Zapewnia to kompleksowe podejście do obsługi i możliwość zastosowania różnych rozwiązań. Współpracujemy z firmami również prowadząc wyłącznie obsługę księgową lub kadrowo-płacową we współpracy z innym biurem lub wewnętrznym działem Klienta. Jesteśmy otwarci na potrzeby naszych Klientów.
➡ W jaki sposób będą przechowywać Twoje dokumenty?
Czy będzie to w domu? Na jednym komputerze? Na serwerze? W pudełku? Wożone w samochodzie? W segregatorze? Na dysku Google? Na zewnętrznej platformie? Opcji jest bardzo dużo.
W naszym biurze sposób przechowywania różni się w zależności od formy dokumentu (czy jest elektroniczny, czy papierowy). W obydwu przypadkach dokumenty są odpowiednio zabezpieczone.
➡ Czy jest możliwość elektronicznego obiegu dokumentacji?
Żyjemy w szybkich czasach. Nasi klienci chwalą sobie możliwość wysyłania elektronicznych dokumentów bezpośrednio do biura oraz dostęp do wyników 24h na dobę, 7 dni w tygodniu. Dlatego jeśli nie chcesz przynosić papierowych dokumentów do biura lub zużywać dużych ilości papieru do drukowania, dowiedz się przed podpisaniem umowy jakie są opcje.
➡ Czy udostępniają program do fakturowania?
Szczególnie dla małych firm może być to świetne rozwiązanie, ograniczające koszty działalności. Biura korzystają z różnych platform do komunikacji z księgowością lub elektronicznej wymiany danych. Część z nich umożliwia klientom wystawianie faktur.
➡ Jak wygląda kontakt z przedstawicielem?
Przez platformę? Telefoniczny? Mailowy? Przede wszystkim warto przemyśleć jaka forma kontaktu jest dla Ciebie odpowiednia, i czy biuro ją realizuje.
➡ Jakie opinie ma firma w internecie? Czy w ogóle je ma?
Choć opiniom z internetu ciężko wierzyć na 100% to bezsprzecznie stanowią informację o firmach z każdej branży. Opinie o naszym biurze znajdziesz na wizytówce Google lub na naszej stronie internetowej.
➡ Czy firma jest dostępna w rejestrach działalności gospodarczej?
Wybrałeś biuro, a ono nie istnieje w rejestrach działalności gospodarczej? Podejrzana sprawa, bo nie ma takiej możliwości, aby biuro działało bez rejestracji. Jako Biuro Rachunkowe RBH jesteśmy zarejestrowani w KRS. Działamy od 1999 roku, w tym od 2021 roku w formie spółki z o.o.
➡ Jaki jest zakres działania biura? Czy nie jest tak, że jedna osoba wykonuje pracę i w razie jej niedyspozycji zostajesz bez obsługi?
W Polsce jest bardzo dużo biur rachunkowych, które działają jednoosobowo przez osobę właściciela. Uważamy, że jest to niebezpieczne rozwiązanie dla firm. Z kilku powodów. Jeśli jest jedna, jedyna osoba, która wykonuje wszystkie czynności nie ma możliwości krzyżowej weryfikacji poprawności rozliczeń. Problem powstaje również w przypadku chorób lub innych wydarzeń losowych, które uniemożliwiają właścicielowi pracę. Uważamy, że obsługa musi być ciągła i cenimy sobie zastępowalność. Dlatego nawet jeśli przydzielony księgowy lub kadrowa są na urlopie lub nieobecne są z innych względów to jest inna osoba, która je zastępuje. Nie ma możliwości, byś nagle został/a bez księgowego i dostępu do swoich dokumentów.
Podsumowanie
Jak widzisz tych punktów jest całkiem sporo, a mogłoby być jeszcze więcej. Najbardziej istotne jest, aby oferowane usługi odpowiadały potrzebom Twojej firmy i zapewniały odpowiednie bezpieczeństwo. Nie tylko w zakresie samej poprawności rozliczeń, ale też sposobu przechowywania dokumentacji i zabezpieczeń.
